Agenda and minutes

Mae croeso i chi ddefnyddio'r Gymraeg yn y cyfarfod, mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o hysbysiad os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth cyfieithu ar y pryd.

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr
C. Meredith, L. Parsons a J. Hill.

Ystyried unrhyw ddatganiadauu buddiant a goddefebau a wnaed.

Ni adroddwyd unrhyw ddatganiadau buddiant na goddefebau.

Derbyn dalen weithredu.

Cyflwynwyd y ddalen weithredu yn deillio o gyfarfod y Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol a gynhaliwyd ar 19 Tachwedd 2019, yn cynnwys:-

Teledu Cylch Cyfyng (CCTV)

Gofynnwyd am i Aelodau gael gweld ansawdd y delweddau a gynhyrchir gan y system CCTV newydd. Dywedodd Pennaeth Partneriaethau a Llywodraethiant y gellid trefnu hyn cyhyd ag y dilynwyd prosesau cyfreithiol a diogelu data perthnasol.

Cyfeiriodd Aelod arall at ymweliad a drefnwyd i Aelodau i'r ganolfan alwadau yng Nghasnewydd oedd bryd hynny yn gweithredu CCTV i'r Awdurdod. Fe wnaeth yr ymweliad alluogi Aelodau i gael golwg ar yr ansawdd a delweddau o bob rhan o'r Fwrdeistref. Roedd yr Aelod yn sylweddoli'r angen am wiriad diogelu cyfreithiol a data, fodd bynnag dywedodd fod Aelodau Etholedig yn destun ymrwymiadau cyfrinachedd pan gânt eu hethol ac felly teimlai y gellid ymddiried mewn Aelodau i edrych ar ddelweddau.

Dywedodd y Prif Swyddog Adnoddau nad oedd problem gydag ymddiriedaeth, fodd bynnag oherwydd cyfreithiau diogelu data roedd gan unigolion hawl i'w gwybodaeth gael ei gwarchod. Ychwanegodd y Prif Swyddog nad oedd y delweddau yn 'ffrydio byw' ac na fedrid mwyach eu gweld mewn canolfan alwadau, felly byddai'n rhaid lawrlwytho'r recordiad i DVD a byddai angen i unrhyw unigolion yn y lluniau gael eu picsileiddio allan gan swyddogion Technoleg Gwybodaeth cyn ei weld. Cytunodd y Prif Swyddog i roi ystyriaeth i'r cais i ganfod beth fedrid ei ddarparu i Aelodau.

CYTUNWYD ar y llwybr gweithredu hwn.

CYTUNODD y pwyllgor, yn amodol ar yr uchod, i nodi'r ddalen weithredu.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau a'r Prif Swyddog Masnachol.

Siaradodd y Prif Swyddog Adnoddau am yr adroddiad yn amlinellu'r Strategaeth Ariannol Tymor Canol ac yn rhoi'r dull gweithredu y cynigir y byddai'r Cyngor yn ei ddilyn i drin heriau ariannol dros y 5 mlynedd nesaf. Ychwanegodd y Prif Swyddog fod y Strategaeth hon yn elfen allweddol yng ngwaith cynllunio strategol y Cyngor sy'n cefnogi cydnerthedd a chynaliadwyedd ariannol y Cyngor. Mae'r Strategaeth, ynghyd â rhaglen Pontio'r Bwlch, yn cynnig y dull gweithredu y byddai'r Cyngor yn ei dilyn i drin heriau ariannol dros y 5 mlynedd nesaf.

Dywedodd y Prif Swyddog Adnoddau y bu oedi cyn cyhoeddi Setliad Llywodraeth Leol oherwydd yr Etholiad Cyffredinol ar 12 Rhagfyr 2019. Y bwriad gwreiddiol oedd iddo fod ar gael ddiwedd mis Tachwedd, fodd bynnag disgwylir y setliad terfynol yn awr ar 16 Rhagfyr 2019. Mae'r oedi wedi achosi goblygiadau ar gyfer y broses gosod cyllideb a chynllunio'r gostyngiadau cyllid gwirioneddol i osod cyllideb gytbwys ar gyfer 2020/2021, fodd bynnag byddai'r Strategaeth yn cael ei diwygio yn dilyn y cyhoeddiad.

Cyfeiriodd y Prif Swyddog yr Aelodau at yr wybodaeth a fanylir yn yr adroddiad a'r atodiadau sy'n amlinellu'r bwlch cyllideb o £16.2m dros y 5 mlynedd nesaf. Hefyd, nodwyd y cynnydd ar yr Adolygiadau Busnes Strategol gyda'r cyflawniad ariannol cyffredinol tuag at y bwlch cyllideb yn cael ei asesu ar hyn o bryd rhwng £5.4m a £7.9m dros gyfnod y Strategaeth. Nododd y Prif Swyddog ymhellach y byddai'r amcangyfrif o gyflawniad ariannol yr Adolygiadau Busnes Strategol yn arwain at fwlch cyllid gweddilliol o rhwng £8m a £10m dros y pum mlynedd nesaf. Fodd bynnag, cafodd y cynigion ar gyfer 2020/2021 eu datblygu ar draws pob portffolio i liniaru bylchau cyllid.

Cododd Aelod bryderon am y gostyngiad parhaus yn y cyllidebau a theimlai na fedrid gostwng gwasanaethau'r Cyngor a staff rheng flaen ymhellach. Nododd yr Aelod ymrwymiad y Cyngor i roi blaenoriaeth i Addysg a Gwasanaethau Cymdeithasol ac roedd wedi gobeithio y gellid cynyddu neu o leiaf gynnal yr arian a ddarperir i ysgolion. Ategodd yr Aelod ei bryderon am y gostyngiadau mewn staff a dywedodd y byddai'r setliadau cyllideb is o bryder i staff gan y cafodd swyddi eu colli mewn rhai achosion.

Dywedodd y Prif Swyddog Adnoddau fod colli swyddi yn bryder i bawb, fodd bynnag mae'n hanfodol fod yr Awdurdod yn byw o fewn yr adnoddau sydd ganddo ac yn blaenoriaethu gwariant yn unol â hynny.

CYTUNODD y Pwyllgor y dylid derbyn yr adroddiad ac Opsiwn 1, sef bod y Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol:

·     wedi ystyried a chytuno ar y Strategaeth Ariannol Tymor Canol;

·     nodi'r bwlch cyllid a ragwelir ar gyfer cyfnod y Strategaeth Ariannol Tymor Canol; a

·     chytuno ar y cynigion o fewn yr Adolygiadau Busnes Strategol a roddir yn Atodiad 1 y Strategaeth Ariannol Tymor Canol.

Ystyried adroddiad y Rheolwr Gyfarwyddwr..

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Gyfarwyddwr.

Dywedodd y Prif Swyddog Masnachol fod yr adroddiad yn amlinellu canfyddiadau lefel uchel Arolwg Staff 2019 ynghyd â chamau gweithredu rheoli yn gysylltiedig gyda'r canlyniadau. Ychwanegodd y Prif Swyddog fod yr Awdurdod wedi cynnal arolygon staff bob dwy flynedd ers 2014 er mwyn canfod lefelau o ymgysylltu staff gyda blaenoriaethau'r Cyngor. Mae hefyd yn rhoi cyfle i fonitro eu lefelau llesiant. Cynhaliwyd yr arolwg rhwng Ionawr a Mawrth 2019 a nodwyd fod y nifer a gymerodd ran eleni wedi cynyddu. Rhoddodd y Prif Swyddog Masnachol amlinelliad pellach o'r gweithgareddau a gynhaliwyd yn dilyn dadansoddiad o'r data o'r canlyniadau.

Nododd y Prif Swyddog Masnachol ymhellach y prif ganfyddiadau o'r arolwg fel y manylir yn yr adroddiad sy'n cynnwys cyfradd ymateb gwell, gwelliant mewn bodlonrwydd staff gyda staff yn teimlo fod ganddynt fwy o gymhelliant yn eu swyddi a'u bod yn fwy gwybodus. Bu cynnydd mewn cyfathrebu ar draws yr Awdurdod, teimlai staff eu bod yn medru sicrhau cydbwysedd gwaith/bywyd ac roedd staff yn fwy tebygol i siarad yn gadarnhaol am y Cyngor ac eraill y tu allan i'r gwaith.

Gofynnodd y Cadeirydd pam fod arwyddion fod gostyngiad yn amlder cyfarfodydd un-i-un staff a chyfarfodydd tîm. Dywedodd y Prif Swyddog Masnachol y dylid cofnodi cyfarfodydd un-i-un ac felly bod angen i reolwyr fod yn gwybod y dylid cofnodi sgyrsiau perfformiad pan gânt eu cynnal. Mae hawl i gael y trafodaethau hynny yn rhan o'r cytundeb cyflogaeth gyda gweithwyr cyflogedig.

Cyfeiriodd Aelod at y nifer uchel o staff o fewn yr Adran Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol a'r Adran Gwasanaethau Cymdeithasol na fyddai ganddynt fynediad i e-bost i gymryd rhan yn yr arolwg a gofynnodd sut y caiff y gweithwyr cyflogedig hyn eu hannog i lenwi'r arolwg.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol fod gan yr Adran nifer o'r weithlu ar batrymau gwaith hollt ac y cynhaliwyd trafodaeth ar sut i gysylltu gyda'r gweithwyr cyflogedig hynny. Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol ei bod yn anodd cyrraedd rhai staff nad oedd yn seiliedig mewn swyddfa ac mae nifer o ffyrdd y gallai Adrannau ymgysylltu gyda'r gweithwyr cyflogedig hyn yn cael eu hystyried.

Ychwanegodd y Prif Swyddog Masnachol, er fod yr arolwg yn gweddu rhai staff, bod angen edrych sut y gellid ei gynnig mewn gwahanol ffyrdd i weddu i'r holl staff.

Croesawodd yr Is-gadeirydd yr adroddiad cadarnhaol ac roedd yn galonogol gweld fod staff yn hapus ac yn teimlo wedi eu hymrymuso. Gofynnodd os oedd yr Awdurdod wedi cysylltu â staff seiliedig mewn ysgolion.

Dywedodd y Prif Swyddog Masnachol nad yw staff seiliedig mewn ysgol yn cael eu cynnwys ar hyn o bryd, fodd bynnag nid oedd unrhyw reswm pam na fedrent gymryd rhan ac ychwanegodd y gellid cynnal trafodaethau gydag ysgolion i ganfod y ffordd orau i gylchredeg yr arolwg i gael ei gwblhau.

CYTUNODD y Pwyllgor i dderbyn yr adroddiad a chymeradwyo Opsiwn 1, sef bod y Pwyllgor yn cymeradwyo'r adroddiad cyn cyflwyno'r adroddiad i'r Pwyllgor Gweithredol.

Ystyried adroddiad y Pennaeth Llywodraethiant a Phartneriaethau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Pennaeth Llywodraethiant a Phartneriaethau.

Dywedodd y Pennaeth Partneriaethau a Llywodraethiant fod yr adroddiad ar y cyd Cyllid a Pherfformiad yn amlinellu chwarteri 1 a 2 sy'n cwmpasu mis Ebrill i fis Medi 2019. Dywedodd y Swyddog y cafodd yr adroddiad ei wella i roi fformat mwy hylaw ac y byddai'n parhau i fod yn ddogfen 'fyw' i roi ystyriaeth i'r adborth a gafwyd.

Ar y pwynt hwn aeth y Cadeirydd drwy'r adroddiad a chafodd y cwestiynau/pwyntiau dilynol eu codi.

Cyfeiriodd Aelod at alinio'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a'r Bwrdd Partneriaethau Rhanbarthol a gofynnodd os cafodd y Pwyllgor Craffu Gwasanaethau Corfforaethol ei lunio mewn modd priodol i roi'r amserlenni priodol ar gyfer y materion sy'n cael eu hystyried.

Dywedodd y Pennaeth Partneriaethau a Llywodraethiant y datblygwyd cylch o gyfarfodydd i alinio'r Pwyllgor Craffu gyda rhaglen y cyfarfodydd Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a gynhelir yn chwarterol, a bod hyn yn rhoi llwybr adrodd cydlynus. Roedd alinio'r Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus a'r Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol am sut y caiff eu ffrydiau gwaith ei alinio i'r Rhaglen Llesiant Integredig. Roedd hyn yn enghraifft dda o ble gallai dau fwrdd ddod ynghyd a byddai trafodaethau'n mynd rhagddynt drwy'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a'u cyflwyno i'r Pwyllgor Craffu unwaith iddynt gael eu cymeradwyo.

Nododd yr Aelod ymhellach y gwaith ar y cyd yn yr adroddiad sy'n cyfeirio at drefniadau cydweithio'r SRS a dywedodd nad dyma'r unig waith ar y cyd a wneir ar draws y Cyngor.

Dywedodd y Rheolwr Gyfarwyddwr fod yr adroddiad yn nodi gwaith ar gyfer chwarteri 1 a 2 ac nad oedd yn dogfennu'r holl waith partneriaeth, dim ond y meysydd lle'r aeth gwaith rhagddo yn y chwarteri penodol. Ychwanegodd y Rheolwr Gyfarwyddwr fod llawer iawn o waith ar y cyd ar draws y Cyngor ac ym mhob gwasanaeth yn cynnwys y Fargen Ddinesig, Cymoedd Technoleg a Thasglu'r Cymoedd. Teimlid y byddai'n fanteisiol i adrodd pob gwaith ar y cyd a gwaith partneriaeth. Fodd bynnag nodwyd y caiff adroddiadau cynnydd ar y Fargen Ddinesig eu cyflwyno'n rheolaidd i'r Pwyllgor Craffu ac y caiff adroddiad ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y Cyngor ar 12 Rhagfyr 2019.

Yn dilyn cais ar gyfer Sesiwn Wybodaeth Aelodau ar drefniadau gwaith a y cyd a gwaith partneriaeth ar draws y Cyngor, dywedwyd y gellid cynnal sesiwn wybodaeth ar adfywio i aelodau. i drafod gwaith ar y cyd gan y Gyfarwyddiaeth. Gwnaed cais pellach am ddechrau'n hwyr yn y bore a chytunodd y Pennaeth Partneriaethau a Llywodraethiant i ddarparu ar gyfer y cais.

Nododd Aelod y cynnig cyfalaf a gyflawnwyd ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol a gofynnodd os y cyflwynir adroddiad i hysbysu Aelodau ar y prosiect sydd ar y gweill.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Gwasanaethau Cymdeithasol y bu'r cynnig cyfalaf am y cynnig gofal plant a dynodwyd ysgolion i weithio gyda nhw yn eu gosodiadau presennol. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol y cyflwynir adroddiad i'r Pwyllgor Craffu Gwasanaethau Cymdeithasol ar yr amser priodol.

Cydnabu Aelod faint o waith da sy'n mynd rhagddo mewn Gwasanaethau Cymdeithasol. Cytunodd y Cadeirydd gyda'r  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Derbyn yr adroddiad.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol.

Dywedodd y Cadeirydd y caiff y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer Ionawr 2020 ei ganslo, felly caiff yr eitem a gyflwynir yn y Flaenraglen Gwaith eu cyflwyno i bwyllgor mis Chwefror heblaw am Bolisïau Datblygu Sefydliadol a fyddid yn cael eu cyflwyno i gyfarfod mis Mawrth.

CYTUNODD y Pwyllgor, yn amodol ar yr uchod, i dderbyn yr adroddiad.