Agenda item

Ystyried adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol.

Cyn ystyried yr adroddiad, gofynnodd Aelod am eglurhad pam y cafodd yr adroddiad ei symud o statws gwybodaeth eithriedig, o gofio fod adroddiadau blaenorol wedi eu hystyried dan wybodaeth eithriedig.

Esboniodd y Swyddog Diogelu Data a Llywodraethiant nad oedd eithriad wedi ei dynnu ar gyfer yr adroddiad neilltuol hwn, gan na chafodd eithriad ei weithredu yn y lle cyntaf. Dywedodd fod yr adroddiad yn amlinellu proses dadgomisiynu adeiladau o hyn ymlaen, yn hytrach na materion penodol BRC fel yn yr adroddiadau blaenorol.

Mewn ymateb gofynnodd Aelod os gellid disgwyl adroddiad pellach yng nghyswllt BRC, cafodd nifer o faterion eu codi gan Aelodau yng nghyfarfod arbennig y Pwyllgor Archwilio ym mis Mawrth 2020.

Cytunodd Aelod arall, a dywedodd ei bod yn deall y bydd y Rheolwr Gyfarwyddwr yn cyflwyno ymateb pellach ar y pryderon a gododd Aelodau.

Dilynodd trafodaeth fer pan ddywedodd Aelod arall y cynhaliwyd trafodaeth eang yn y cyfarfod a gynhaliwyd ym mis Mawrth 2020 am ddadgomisiynu’r BRC. Teimlai aelodau fod y problemau mor sylweddol fel iddynt ofyn am adroddiad arall am y materion a godwyd. Fodd bynnag, gwerthfawrogai’ bod y Rheolwr Gyfarwyddwr wedi bod yn delio gyda blaenoriaethau eraill mewn ymateb i bandemig Covid.

Mewn ymateb esboniodd y Rheolwr Gyfarwyddwr y cynhaliwyd ymchwiliad annibynnol gan y Tîm Archwilio Mewnol am ddadgomisiynu’r BRC, sef testun yr adroddiad gwreiddiol a ystyriodd y Pwyllgor. Mae’r adroddiad hwn yn amlinellu’r gweithredu dilynol a gymerwyd mewn ymateb i’r adroddiad gwreiddiol h.y. ‘Mae’r Rheolwr Gyfarwyddwr wedi rhoi’r dasg i Gyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol i gynnal adolygiad llawn o’r trefniadau ar gyfer rheoli gwaredion’.

Dywedodd y Rheolwr Gyfarwyddwr fod Aelodau yn y cyfarfod ym mis Mawrth 2020 wedi gofyn am sicrwydd y dysgwyd y gwersi, ac nad oedd unrhyw brosesau rheoli yn eu lle i sicrhau nag oedd unrhyw ailadrodd ar y problemau a ddynodwyd yn y BRC. Mae’r adroddiad yn rhoi manylion y trefniadau sydd ar waith, ac sydd angen eu hystyried gan y Pwyllgor Archwilio gan ei fod yn ganlyniad yr ymchwiliad gwreiddiol; a gofynnodd y Pwyllgor am hynny. Fodd bynnag, deallai y teimlai Aelodau fod cwestiynau eraill i gael eu hateb, a phenderfynodd y Rheolwr Gyfarwyddwr y byddai’n trafod y materion gyda’r Rheolwr Archwilio a Risg i sicrhau y cafodd yr holl bwyntiau a godwyd gan Aelodau eu trin.

Teimlai Aelod fod yr adroddiad yn brin o sicrwydd pellach i Aelodau, o gofio am y ffaith i’r ddigwyddiadau blaenorol wedi bod heb i Aelodau wybod amdanynt. Roedd Aelodau eisiau tystiolaeth ddigonol y cafodd y gwersi hynny eu dysgu. Croesawodd y Rheolwr Gyfarwyddwr i gael trafodaethau pellach gyda’r Rheolwr Archwilio a Risg ac awgrymodd y dylid cynnal cyfarfodydd dilynol gydag arweinwyr y grwpiau gwleidyddol fel lefel bellach o sicrwydd ar gyfer Aelodau.

Dywedodd  y Rheolwr Gyfarwyddwr ei bod yn hapus i gael trafodaethau pellach gydag arweinwyr y grwpiau gwleidyddol os oes angen mwy o sicrwydd.

Mewn ymateb dywedodd yr Aelod ei bod yn falch y byddai’r Rheolwr Gyfarwyddwr yn cymryd y camau hynny, a’i fod yn derbyn yr adroddiad gyda’r amod y cynhelid trafodaethau pellach.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymdeithasol yr adroddiad yn diweddaru Aelodau ar weithredu’r camau gweithredu a ddynodwyd yn yr adroddiad blynyddol ar ddadgomisiynu’r BRC. Dywedodd y cafodd y broses ddadgomisiynu ei hadolygu ac mae’r gwersi a ddysgwyd yn amlygu’r angen am ddull systematig i ddadgomisiynu adeiladau nad ydynt yn weithredol. Datblygwyd dull gweithredu sydd yn awr wedi ei sefydlu mewn arfer gwaith, lle byddai’r Landlord Corfforaethol  yn gweithredu’r camau gweithredu mewn cysylltiad gyda’r maes gwasanaeth sy’n gadael adeilad.

Yn ychwanegol, datblygwyd protocol (a atodir yn Atodiad 2) yn defnyddio’r gwersi a ddysgwyd o adroddiadau blaenorol ar gyfer gwaredu ysgolion, sy’n cynnwys y camau gweithredu a osodwyd allan yn flaenorol. Mae gwarediad ysgolion Heol y Frenhines a Bryngwyn yn ddiweddar wedi defnyddio’r ymarfer diwygiedig, ac ar ôl cwblhau cyfarfur’r Gr?p Swyddogion i adolygu sut y gweithiodd y broses i sicrhau y caiff unrhyw wersi pellach eu dysgu a’u sefydlu yn y broses weithredu. Mae defnydd y broses a ddatblygwyd ar gyfer gwaredion yn dangos fod y Cyngor wedi dysgu o brofiadau blaenorol a’r gwendidau a ddynodwyd yn adroddiad ddadgomisiynu’r BRC ac yn awr yn defnyddio proses effeithlon.

Cyfeiriodd Aelod at y tabl yn yr atodiad i’r adroddiad a gofynnodd os y dylid cynnwys y gofrestr asbestos.

Mewn ymateb, dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol y byddai hyn yn cael ei godi gan y Landlord Corfforaethol ar wahân ar ôl cwblhau’r broses ddadgomisiynu. Ffocws y camau gweithredu a amlinellir yn yr adroddiad yw sicrhau y caiff unrhyw ddeunyddiau neu weithgaredd eu gwagu’n gywir o unrhyw adeilad neu ofod cyn ei drosglwyddo i’r Landlord Corfforaethol. Byddai’r gofrestr asbestos yn weithredol pe byddai’r adeilad yn cael ei ddymchwel.

Mewn ym hna fyddai’r Landlord Corfforaethol yn derbyn trosglwyddo adeilad nes y byddai’r rhestr wirio wedi ei chwblhau, a bod meysydd gwasanaeth yn awr yn deall eu gofynion cyn gadael adeilad.

Cynigiodd Aelod y dylid cefnogi Opsiwn 1, gyda’r ychwanegiad fod y Rheolwr Gyfarwyddwr yn cynnal trafodaethau pellach gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol a Swyddogion perthnasol, ac yn adrodd yn ôl i arweinwyr grwpiau gwleidyddol fel lefel bellach o sicrwydd ar gyfer Aelodau.

Eiliwyd y cynnig.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, i dderbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor Archwilio yn:

Cael sicrwydd y cafodd gwelliannau eu gwneud i’r prosesau dadgomisiynu a bod cydymffurfiaeth yn cael ei fonitro (Opsiwn 1); a

Bod y Rheolwr Gyfarwyddwr yn cynnal trafodaethau pellach gyda’r Rheolwr Risg ac Archwilio ac yn adrodd yn ôl i arweinwyr grwpiau gwleidyddol fel lefel bellach o sicrwydd ar gyfer Aelodau.