Agenda and minutes

Mae croeso i chi ddefnyddio'r Gymraeg yn y cyfarfod, mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o hysbysiad ymlaen llaw os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth cyfieithu ar y pryd.

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar gyfer y Cynghorwyr J.C. Morgan, S. Thomas, P. Baldwin a Mr. Martin Veale.

Derbyn datganiadau buddiant a goddefebau

Ni adroddwyd unrhyw ddatganiadau buddiant na goddefebau.

Derbyn cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Mehefin 2021.

(Dylid nodi y cyflwynir y cofnodion er pwyntiau cywirdeb yn unig)

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Mehefin 2021.

PENDERFYNWYD cadarnhau’r cofnodion.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Gorffennaf 2021.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o’r cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Mehefin 2021.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio a Risg yr adroddiad sy’n rhoi’r Cynllun Archwilio strategol ar gyfer y cyfnod 2021-2026 a’r rhesymeg dros weithredu cynllun gweithredol un flwyddyn.

Dywedodd y Swyddog y gwnaed nifer o newidiadau i’r Cynllun eleni, fodd bynnag mae’n dal i gydymffurfio gyda Safonau Archwiliad Mewnol y Sector Cyhoeddus a’r meini prawf a fanylir yn adran 2.2. yr adroddiad. Caiff y prif wahaniaethau ar gyfer eleni eu dangos yn adran 2.4 ymlaen a thynnodd y Swyddog sylw at y brif bwyntiau.

Gofynnodd Aelod os y byddai mwy o ffocws ar bortffolios sy’n gorwario yn y dyfodol, yn neilltuol yng ngoleuni’r trafodaethau yn y cyfarfod o’r Cydbwyllgor Craffu (Monitro’r Gyllideb) a gynhaliwyd y diwrnod blaenorol ynghylch Portffolio yr Amgylchedd.

Mewn ymateb cadarnhaodd y Swyddog y caiff unrhyw orwariant ei ystyried fel rhan o’r matrics risg. Fodd bynnag esboniodd, er y gall portffolio neilltuol fod â sgôr uchel ar safle’r gyllideb, gallai fod â sgôr is mewn rhannau eraill o’r matrics a chael cydbwysedd. Yn nhermau Portffolio yr Amgylchedd, caiff rhai systemau eu hystyried fel risg uchel ond nid yr Adran gyfan.

Dywedodd Aelod arall y cafodd nifer o gyllidebau risg uchel eu lliniaru gan Gronfa Caledi Llywodraeth Cymru. Gofynnodd os caiff y cyllidebau hyn yn awr eu tynnu o sgôr risg uchel a hefyd os y byddid yn archwilio gwariant y Cyngor ar Gyllid Caledi Llywodraeth Cymru.

Esboniodd y Swyddog na fyddai maes yn cael ei dynnu oherwydd ei fod yn derbyn Cyllid Caledi Llywodraeth Cymru. Mae’r asesiad risg yn seiliedig ar ystod ehangach o faterion, ac nid dim ond cyllid. O ran archwilio gwariant y Cyngor o Gyllid Caledi Llywodraeth Cymru, mae hyn yn dibynnu ar y gofynion ar gyfer archwiliad dan delerau’r cyllid, neu p’un ai ydym yn dewis cynnal archwiliad oherwydd yr arian cysylltiedig, fel ddigwyddodd gyda’r grantiau Ardrethi Annomestig a ddarparwyd fel rhan o gymorth pandemig Covid. Oherwydd y symiau mawr o arian sy’n mynd drwy’r Awdurdod, teimlid ei bod yn addas ystyried y rheiny fel rhan o’r Cynllun y llynedd.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn nodi’r sail ar gyfer dewis/blaenoriaethu archwiliad fel y disgrifir yn adran 2, a chymeradwyo’r cynllun archwilio a atodir yn Atodiad A, gan farnu ei fod yn rhoi digon o sylw i’r Rheolwr Archwilio a Risg roi barn archwiliad blynyddol arno, gan alluogi’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio i gyflawni ei rôl sicrwydd.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Prif Swyddog.

Cyflwynodd Uwch Bartner Busnes Cyfrifeg Cyfalaf a Chorfforaethol y Drafft Ddatganiad Cyfrifon 2020/21 a sefyllfa ariannol yr Awdurdod fel ar 31 Mawrth 2021 (yn amodol ar archwiliad).

Aeth y Swyddog drwy’r adroddiad a thynnu sylw at bwyntiau ynddo.

Dywedodd mai’r dyddiad cau ar gyfer paratoi’r drafft Ddatganiad Cyfrifon dan Adran 10A o’r rheoliadau diwygiedig oedd 31 Mai 2021 gyda 31 Gorffennaf 2021 ar gyfer cyhoeddi’r cyfrifon archwiliedig terfynol. Fodd bynnag, gan gydnabod effaith parhaus pandemig Covid-19, mae Llywodraeth Cymru yn cydnabod y gallai fod angen gwaith ychwanegol i gwblhau cyfrifon awdurdodau lleol ar gyfer blwyddyn ariannol 2020/2021 ac fel canlyniad mae awdurdodau lleol yn awr yn medru paratoi eu cyfrifon i’r amserlen estynedig a weithredwyd ar gyfer 2019/20, h.y. paratoi Drafft Ddatganiad Cyfrifon erbyn 31 Awst 2021 a chyhoeddi’r adroddiad archwiliedig terfynol erbyn 31 Tachwedd 2021.

Cadarnhaodd y Swyddog y cafodd y Drafft Ddatganiad Cyfrifon 2020/2021 ei baratoi a’i ardystio erbyn 18 Mehefin 2021, sy’n welliant sylweddol ar y flwyddyn flaenorol. Yn dilyn astudiaeth ofalus gan Archwilio Cymru, rhagwelir y caiff y Cyfrifon eu hail-gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio i’w cymeradwyo ym mis Medi 2021. Yn dilyn cymeradwyaeth yn y cyfarfod hwnnw, mae’n ofynnol i’r Cadeirydd lofnodi a dyddio’r Cyfrifon ar ran y Cyngor.

Holodd yr Aelod beth fyddai’r goblygiadau i’r Cyngor o beidio cadw at yr amserlenni statudol.

Mewn ymateb esboniodd y Swyddog fod y Cyngor wedi methu’r dyddiad cau statudol o 31 Mai 2021 gan ddwy wythnos, fodd bynnag roedd Archwilio Cymru wedi ymestyn y dyddiad cau ar gyfer y Drafft Ddatganiad Cyfrifon tan ddiwedd mis Awst a chyflawnwyd yr amserlen honno. Ni fyddai’r amserlen statudol ar gyfer cyhoeddi’r cyfrifon terfynol erbyn 31 Gorffennaf 2021 yn cael ei chyflawni gan na fyddai’r archwiliad wedi ei gwblhau erbyn hynny, fodd bynnag bydd y Cyngor yn cyhoeddi set o ddrafft gyfrifon gyda hysbysiad yn dweud y cânt eu harchwilio yn ystod yr haf a’u cyflwyno’n ôl i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio ym mis Medi.

Gofynnodd yr Aelod hefyd os oedd y Cyngor wedi derbyn yr arian gan Lywodraeth Cymru ar gyfer y buddsoddiad rheilffordd.

Cadarnhaodd y Swyddog y derbyniwyd y £71m erbyn diwedd mis Mawrth. Rhoddwyd yr arian mewn buddsoddiadau tymor byr yn cwblhau’r diwydrwydd dyladwy ar y prosiect. Pe na chytunir ar y prosiect, byddid yn talu’r arian yn ôl i Lywodraeth Cymru.

Dywedodd Swyddog Archwilio Cymru bod pryderon am brydlondeb y broses cyfrifon cyn pandemig Covid nid yn unig gyda Chyngor Blaenau Gwent ond hefyd gyda chynghorau eraill. Fodd bynnag, rhoddodd sicrwydd i Aelodau fod Blaenau Gwent mewn lle gwahanol eleni ac mewn sefyllfa dda i gymharu gyda chynghorau eraill. Dywedodd y bu’r Cyngor yn gweithio at yr amserlen estynedig a bod prydlondeb y drafft gyfrifon wedi gwella.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn derbyn Drafft Ddatganiad Cyfrifon 2020/2021 er gwybodaeth, cyn yr ystyriaeth ddisgwyliedig ar gyfer cymeradwyaeth ym mis Medi.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio a Risg ddrafft Datganiad Llywodraethiant Blynyddol 2020/21 (ynghlwm yn Atodiad A).

Aeth y Swyddog drwy’r adroddiad a thynnu sylw at bwyntiau ynddo. Cadarnhaodd wedyn y cafodd y Datganiad ei baratoi ar ôl casglu tystiolaeth a alwodd ar nifer o adnoddau yn cynnwys adroddiadau rheoleiddiol mewnol ac allanol, adroddiad blynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg a fframwaith tystiolaeth yn dangos sut y gwnaeth yr Awdurdod gydymffurfio gydag egwyddorion creiddiol y Cod Llywodraethiant.

Fel canlyniad i Covid, newidiodd rhai o’r ffyrdd yr oedd y Cyngor yn gweithredu newid yn ystod 2020/21 e.e. symud i weithio ystwyth, fodd bynnag, nid yw’r newidiadau hyn wedi gwanhau’r fframwaith llywodraethiant. Cafodd y Datganiad ei gynhyrchu i adlewyrchu’r newidiadau hyn, gyda diweddariadau amlwg i’r gweithgareddau ymgysylltu a gynhaliwyd yn ystod y cyfnod dan Egwyddor Greiddiol B, datblygu amcanion llesiant dan Egwyddor Greiddiol B, ehangu gofynion hunanasesu dan Egwyddor Greiddiol D a newidiadau i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio dan Egwyddor Greiddiol G.

Cyfeiriodd Aelod at y gweithgareddau ymgysylltu a mynegodd bryder am gwynion a dderbyniwyd gan aelodau o’r cyhoedd am faint o amser y mae’n ei gymryd i gysylltu â’r Cyngor. Mae Aelodau hefyd wedi cael anawsterau mewn cysylltu â Swyddogion.

Mewn ymateb esboniodd y Swyddog mai’r gweithgareddau ymgysylltu a amlinellir yn y Datganiad oedd yr ymgysylltu ehangach gyda’r Cyngor. Roedd y cwynion y cyfeiriwyd atynt yn fater gweithredol a dywedodd y Swyddog y byddai’n cyfeirio’r mater hwn i’r Swyddog perthnasol.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn cymeradwyo a mabwysiadu’r Drafft Ddatganiad ar ôl ystyried a herio’r cynnwys, gan sicrhau ei fod yn gyson gyda’u gwybodaeth a dealltwriaeth o’r materion ehangach sy’n effeithio ar y Cyngor.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Cyflwynodd yr Arweinydd Proffesiynol Archwilio Mewnol y Siarter Archwilio Mewnol diwygiedig ar gyfer 2021/22 i’r Pwyllgor.

Aeth y Swyddog drwy’r adroddiad a thynnu sylw at bwyntiau ynddo. Mae’r adroddiad yn amlinellu’r sail ar gyfer cynhyrchu’r Siarter Archwilio Mewnol, yn cynnwys diwygiadau i adlewyrchu newidiadau ers y diweddariad diwethaf.

Mewn ymateb i gwestiwn am Aelod am newidiadau i aelodaeth y Pwyllgor yn y dyfodol, esboniodd y Rheolwr Archwilio a Risg y byddai cylch gorchwyl y Pwyllgor yn adlewyrchu’r newidiadau mewn aelodaeth. Mae’r ddogfen hon yn amlinellu sut mae’r Adran Archwilio Mewnol yn gweithredu o ran ei ddiben a chyfrifoldebau.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Siarter Archwilio yn unol ag arfer da a gofynion Safonau Archwilio Mewnol Sector Cyhoeddus (PSIAS).

Ystyried adroddiad Archwilio Cymru.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad Archwilio Cymru.

Cafodd Crynodeb Archwiliad Blynyddol Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent 2020 – Archwilio Cymru ei gyflwyno gan y Rheolwr Archwilio a Risg (ynghlwm yn Atodiad 1). Cyflwynwyd yr adroddiad i’r adran Gwasanaethau Democrataidd a rhoi crynodeb blynyddol o waith Archwilio Cymru. Dywedodd y Swyddog fod camgymeriad o fewn yr adroddiad yng nghyswllt nifer Aelodau’r Cyngor a chadarnhaodd y caiff hyn ei ddiwygio yn awr.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi’r Crynodeb Archwilio Blynyddol a gyhoeddwyd ym mis Mai 2021.

Ystyried adroddiad Archwilio Cymru.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Archwilio Cymru yr adroddiad oedd yn rhoi Cynllun Archwilio 2021 Blaenau Gwent.

Aeth y Swyddog drwy’r adroddiad a thynnodd sylw at bwyntiau ynddo. Roedd pandemig COVID-19 yn parhau i gael effaith sylweddol ar draws y Deyrnas Unedig ac ar waith cyrff sector cyhoeddus. Fel yn 2020, mae’n debygol i gael effaith sylweddol ar baratoi cyfrifon 2020-21, yr archwiliad ariannol a gwaith archwilio perfformiad. Fel canlyniad, er bod y Cynllun Archwilio hwn yn gosod amserlen ddechreuol ar gyfer cwblhau’r archwiliad, mae’r ansicrwydd parhaus am effaith COVID-19 yn golygu y gall fod angen edrych eto ar rai amseriadau ac y caiff unrhyw ddiwygiadau i’r amserlen arfaethedig ei thrafod gyda’r Cyngor o hyn ymlaen.

Dywedodd Aelod, yng ngoleuni effaith barhaus y pandemig Covid, y teimlai y dylai fod eleni am gadw pethau’n sefydlog yn hytrach na gwelliant parhaus fel yr amlinellir yn y Cynllun.

Mewn ymateb dywedodd y Swyddog fod gofyniad i’r Cyngor gael cynllun ar gyfer gwelliant parhaus a byddai Archwilio Cymru yn edrych i sicrhau fod hyn yn ei le.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyfrifeg y caiff y ffioedd ar gyfer Archwilio Cymru eu talu o’r gyllideb Rheoli Corfforaethol o fewn y Portffolio Gwasanaethau Corfforaethol.

PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a gynhwysir yn yr adroddiad.