Agenda and minutes

Mae croeso i chi ddefnyddio'r Gymraeg yn y cyfarfod, mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o hysbysiad ymlaen llaw os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth cyfieithu ar y pryd.

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorwyr B. Summers ac L. Winnett.

Derbyn datganiadau buddiant a goddefebau.

Ni adroddwyd unrhyw ddatganiadau buddiant na goddefebau.

Derbyn enwebiadau ar gyfer penodi Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn 2021/22.

Gwahoddwyd enwebiadau ar gyfer penodi Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio ar gyfer 2021/2022.

Cynigiodd Aelod bod Mr. Terry Edwards yn cael ei benodi i’r swydd, ac eiliwyd y cynnig hwn.

PENDERFYNWYD penodi Mr. Terry Edwards yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio ar gyfer 2021/2022.

To consider.

Yn dilyn trafodaeth,

PENDERFYNWYD parhau i gynnal cyfarfodydd am 9.30 a.m.

Derbyn cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Ebrill 2021.

(Dylid nodi y cyflwynir y cofnodion er pwyntiau cywirdeb yn unig).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Ebrill 2021.

Cyfeiriodd Aelod at dudalen 5 y cofnodion, sef y drafodaeth am nifer y Swyddogion sy’n gadael yr Awdurdod, a dywedodd i’r Rheolwr Archwilio a Risg nodi y byddai hyn yn cael ei gynnwys yn yr asesiad risg ac y byddid yn nodi’r sylwadau a wnaed gan Aelodau.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, i gadarnhau’r cofnodion.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Ebrill 2021.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ebrill 2021.

Ystyried yr adroddiad.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Flaenraglen Gwaith y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio ar gyfer 2021-22, a roddir yn Atodiad 1.

Gofynnodd Aelod y dylai’r risg i’r Awdurdod yng nghyswllt nifer y Swyddogion sy’n gadael a salwch staff gael eu hychwanegu at y Flaenraglen. Gofynnodd hefyd am sicrwydd y cynhelir cyfweliadau gadael.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio a Risg fod y Flaenraglen yn rhestru’r adroddiadau a gyflwynir i’r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn. Fodd bynnag, byddai’r materion a godwyd gan yr Aelod yn dal o fewn cylch gorchwyl y Cynllun Archwilio a gyflwynir i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Cyfeiriodd Aelod at oblygiadau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) i’r Pwyllgor a gofynnodd os yr adroddiad Cylch Gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Pwyllgor cyn mis Mai 2022.

Mewn ymateb esboniodd y Prif Swyddog Adnoddau fod y Flaenraglen yn seiliedig ar flynyddoedd flaenorol, fodd bynnag gall newid a symud drwy gydol y flwyddyn i roi ystyriaeth i eitemau ychwanegol ac yn y blaen.

Gofynnodd Aelod arall am sicrwydd y byddai’r Swyddogion perthnasol yn bresennol pan ddeuir ag adroddiad Archwilio Cymru ar Silent Valley i’r Pwyllgor i’w ystyried.

Dywedodd y Prif Swyddog Adnoddau na fedrai roi sylw ar pryd y gellid disgwyl yr adroddiad ond rhoddodd sicrwydd y byddai’r Swyddogion perthnasol yn bresennol pan gyflwynir yr adroddiad.

Dywedodd Swyddog Archwilio Cymru na fedrai roi data ar gyfer cyflwyno adroddiad Silent Valley ond cadarnhaodd y cafodd yr adroddiad yn awr ei gylchredeg i’r unigolion a nodir yn yr adroddid ar gyfer sylwadau. Cadarnhaodd hefyd y caiff Cynllun Archwilio Archwilio Cymru ei gyflwyno i gyfarfod arbennig y Pwyllgor ar 27 Gorffennaf 2021.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar y diwygiadau uchod, i dderbyn yr adroddiad a chytuno ar y Flaenraglen Gwaith ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio (Opsiwn 2).

Ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio a Risg y Cod Llywodraethiant diwygiedig i gael ei gymeradwyo (Atodiad 1). Caiff y Cod Llywodraethiant ei ddiweddaru o leiaf unwaith y flwyddyn i sicrhau ei fod yn adlewyrchu trefniadau llywodraethiant presennol yr Awdurdod, a’i fod yn ffurfio’r sylfaen ar gyfer cynhyrchu’r Datganiad Llywodraethiant Blynyddol. Cadarnhaodd y Swyddog y rhoddir adroddiad ar y drafft Ddatganiad Llywodraethiant Blynyddol i gyfarfod arbennig o’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf.

Tynnodd y Swyddog sylw at y tri phrif faes o newid o fewn y Cod Llywodraethiant fel sy’n dilyn:

• Egwyddor Graidd A, cafodd rhai diwygiadau eu gwneud i’r Datganiadau Deilliant a ddatblygwyd fel canlyniad i’r adolygiad o’r Cynllun Corfforaethol a gynhaliwyd yn ystod 2020;
• y Strategaeth Cyfathrebu Corfforaethol 2020-25 newydd yn gysylltiedig gyda Strategaeth Fasnachol y Cyngor 2020-24; a
• diweddarwyd y ddogfen i adlewyrchu Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) a newidiadau olynol ar gyfer y Pwyllgor.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod, cadarnhaodd y Swyddog fod y Tîm Arweinyddiaeth Gorfforaethol wedi ystyried y Cod Llywodraethiant diwygiedig i sicrhau ei fod yn adlewyrchu fframwaith llywodraethiant yr Awdurdod; fodd bynnag, rhoddodd sicrwydd mae’r Pwyllgor sy’n gyfrifol am gymeradwyo’r Cod Llywodraethiant.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn cymeradwyo ac yn mabwysiadu’r Cod Llywodraethiant diwygiedig (Opsiwn 1).

Ystyried adroddiad y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol.

Cyflwynodd y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol yr adroddiad sy’n amlinellu’r polisi a ddiweddarwyd ar Bryderon a Chwynon.

Fel rhan o Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019, dywedodd y Swyddog y cafodd Awdurdod Safonau Cwynion newydd ei greu. Cyhoeddwyd polisi ac arweiniad dan y pwerau a gynhwysir o fewn Adran 36 y Ddeddf ac maent yn weithredol ar gyfer darparwyr gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru. Mae’r Awdurdod wedi llunio polisi enghreifftiol ar Bryderon a Chwynion ac mae disgwyliad y bydd awdurdodau cyhoeddus yn mabwysiadu’r polisi enghreifftiol o sicrhau y caiff cwynion eu trafod mewn modd cyson ledled Cymru. Daethpwyd â’r drafft bolisi i’r Pwyllgor cyn iddo gael ei gyflwyno i’r Cyngor ym mis Gorffennaf.

Esboniodd y Swyddog bod angen i’r Cyngor roi data am gwynion yn chwarterol i’r Awdurdod a rhoi adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio ar y nifer a’r mathau o gwynion a gafwyd, eu canlyniadau ac unrhyw gamau unioni a gymerwyd fel canlyniad. Mater i’r Cyngor yw penderfynu pa mor aml y dylai dderbyn adroddiadau o’r fath; fodd bynnag, dylai hyn fod o leiaf unwaith y flwyddyn.

Atebodd y Swyddog hefyd y byddai gan y Pwyllgor yn awr swyddogaethau ychwanegol i gynnwys trosolwg ar gyfer cwynion ac y byddai ganddo bwerau statudol i:

• Adolygu ac asesu gallu’r awdurdod i drin cwynion yn effeithlon; a

• Gwneud adroddiadau ac argymhellion yng nghyswllt gallu’r Awdurdod i drin cwynion yn effeithlon.

Dywedodd y Swyddog fod y Polisi yn cyfeirio at gwynion gwasanaeth ac nid cwynion yn ymwneud ag ymddygiad sydd wedi eu lleoli o fewn y Swyddog Monitro a’r Pwyllgor Safonau.

Mewn ymateb i gwestiwn, esboniodd y Swyddog y caiff cwynion am wasanaethau eu cyfeirio i’r Adran sy’n gyfrifol am y gwasanaeth, a gobeithir eu datrys ar gam cynnar. Fodd bynnag, os nad yw hyn yn bosibl caiff ei uwchgyfeirio.

Cyfeiriodd Aelod at y ffaith fod gan ysgolion eu gweithdrefnau cwynion eu hunain ar waith a  gofynnodd os y byddai’r rhain yn gydnaws gyda’r polisi newydd.

Cadarnhaodd y Swyddog fod Gwasanaethau Cymdeithasol a hefyd Addysg wedi mabwysiadu eu gweithdrefnau cwynion eu hunain. Byddai gwaith yn cael ei wneud yn y dyfodol i adolygu holl weithdrefnau cwynion y Cyngor i sicrhau cysondeb gyda safonau gofynnol yr Awdurdod Safonau Cwynion newydd, ac i adolygu’r dogfennau hynny yn barhaus.

Cyfeiriodd Aelod at y swyddogaeth ychwanegol i’r Pwyllgor dderbyn cwynion yn erbyn yr Awdurdod a gofynnodd os y byddai hyn yn cynnwys cwynion yng nghyswllt Addysg a Gwasanaethau Cymdeithasol.

Dywedodd y Swyddog y caiff cwynion yn y meysydd hynny eu hadrodd i’r Pwyllgor Craffu perthnasol ar hyn o bryd. Fodd bynnag, er mwyn sicrhau trosolwg effeithlon ar yr holl weithdrefnau cwynion, bwriedir dod â nhw i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio. Cadarnhaodd y Swyddog y caiff hyn ei drafod gyda’r Adrannau.

Dywedodd yr Aelod nad oes unrhyw sôn y gallai person enwebu llefarydd  i weithredu ar eu rhan ac awgrymodd y dylid cynnwys hyn o fewn y polisi.

Nododd y Swyddog sylw’r Aelod.

PENDERFYNWYD, yn amodol  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Ystyried yr adroddiad.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru lythyr a anfonwyd at yr holl Gynghorau yn eu hysbysu am fwriad Archwilio Cymru i adolygu’r trefniadau adrodd sydd ar waith ar hyn o bryd er mwyn cael dull gweithredu mwy cyson. Byddai Archwilio Cymru yn cysylltu gyda Chynghorau i sicrhau y caiff pob adroddiad eu cyflwyno i Bwyllgor ac y symudir ymlaen ag argymhellion.

Dywedodd Aelod y gall y trefniadau newydd effeithio ar yr amserlenni a nodir yn y Flaenraglen Gwaith.

PENDERFYNWYD derbyn adroddiad Archwilio Cymru a chydnabod yr wybodaeth a gynhwysir ynddo.