Agenda and minutes

Mae croeso i chi ddefnyddio'r Gymraeg yn y cyfarfod, mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o hysbysiad ymlaen llaw os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth cyfieithu ar y pryd.

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd S. Thomas.

Derbyn datganiadau buddiant a goddefebau.

Ni adroddwyd unrhyw ddatganiadau buddiant na goddefebau.

Derbyn cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 2 Mawrth 2021.

(Dylid nodi y cyflwynir y cofnodion er pwyntiau cywirdeb yn unig).

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 2 Mawrth 2021.

PENDERFYNWYD cadarnhau’r cofnodion.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 2 Mawrth 2021.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o’r cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Mawrth 2021.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad Arweinydd Proffesiynol Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Arweinydd Proffesiynol Archwilio Mewnol yr adroddiad sy’n rhoi diweddariad ar y sefyllfa all-dro gyffredinol ar y Cynllun Archwilio am y flwyddyn ariannol 2020-21 a thynnodd sylw at waith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Mae Atodiad A yr adroddiad yn rhoi manylion yr archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn ariannol a’u statws fel ar 31 Mawrth 2021, yn cynnwys eu graddiad gwirioneddol neu ddarpariaethol. Rhoddir graddiad darpariaethol os na chafodd yr adroddiad ei glirio gan y maes gwasanaeth a gallai fod newid. Mae Atodiad B yn rhoi data perfformiad yr adran ar gyfer y cyfnod tan 31 Mawrth 2021.

Dywedodd y Swyddog fod canlyniadau’r archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn yn dangos gwelliant, gyda chynnydd mewn graddiadau Sicrwydd Llawn a gostyngiad mewn graddiadau Sicrwydd Cyfyngedig. Cyhoeddwyd 33 archwiliad ar gyfer 2020/21, ac yn ychwanegol mae 9 archwiliad yn mynd rhagddynt neu wedi eu gohirio yn ystod y flwyddyn fel canlyniad i bandemig Covid, gyda dim ond gwasanaethau hanfodol yn gweithredu am gyfnod yn ystod y flwyddyn ac adleoli staff archwilio i gynorthwyo gyda’r ymateb i’r pandemig.

Dywedodd y Swyddog fod y pandemig wedi effeithio ar gapasiti’r Adran Archwilio i gwblhau gwaith archwilio, ac felly roedd Cynllun Archwilio 2020/21 yn seiliedig ar 9 mis o fis Gorffennaf 2020 i fis Mawrth 2021.

Cyfeiriodd Aelod at Atodiad A a gofynnodd pam y cafodd nifer o’r archwiliadau Gwasanaethau Integredig Rheng Flaen eu gohirio, yn neilltuol yr archwiliad goleuadau stryd.

Mewn ymateb esboniodd y Swyddog y dechreuwyd ar yr archwiliad neilltuol hwn cyn pandemig Covid, ac fel canlyniad i’r newid mewn blaenoriaeth gwasanaethau cytunwyd y byddid yn gohirio’r gwaith hwn. Fodd bynnag, mae’r gwaith hwn wedi parhau’n ddiweddar ac yr adroddir ar hynny fel rhan o’r adroddiad cynnydd i gyfarfod o’r Pwyllgor yn y dyfodol.

Cyfeiriodd Aelod arall hefyd at Atodiad A a gofynnodd os y byddid yn rhoi adroddiad ar yr archwiliadau a nodwyd yn rhai ‘sicrwydd cyfyngedig’ i’r Pwyllgor.

Cadarnhaodd y Swyddog y byddid yn rhoi Crynodeb Archwilio Mewnol ar gyfer pob archwiliad ‘sicrwydd ansawdd’ i’r Pwyllgor fel rhan o’r adroddiad cynnydd, a’r holl archwiliadau ‘sicrwydd cyfyngedig’ a amlygwyd o fewn yr adroddiad i’r Pwyllgor yn flaenorol.

Mewn ymateb i gwestiwn pellach gan Aelod am archwiliadau heb eu graddio a amlygir ar y siartiau yn Adran 6.1.1 o’r adroddiad, esboniodd y Swyddog y penderfynwyd ar gyfer 2020/21 i amlygu archwiliadau heb eu graddio, h.y. archwiliadau arferol ac archwiliadau dilynol. Teimlwyd ei bod yn bwysig amlygu hyn gan fod yr Adran wedi dechrau ar y gwaith hwn, ond cafodd wedyn ei ohirio oherwydd pandemig Covid. Mae’r Adran hefyd wedi cynnal gwaith ‘sicrwydd ychwanegol’ ychwanegol wrth ymateb i’r pandemig fel canlyniad i’r nifer o grantiau a weinyddir gan yr Awdurdod.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a nododd y Pwyllgor Archwilio y lefel o sylw archwiliad ym mhob maes gwasanaeth, all-dro’r cynllun ar gyfer y flwyddyn ariannol a pherfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer blwyddyn ariannol 2020/21.

Ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio a Risg ei hadolygiad gwrthrychol o system yr Awdurdod o reolaeth fewnol yn gweithredu yn ystod blwyddyn ariannol 2020/21 a’i barn flynyddol.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio a Risg, yn ei barn hi, fod system rheolaeth fewnol Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent yn ystod blwyddyn ariannol 2020/21 wedi gweithredu i lefel a roddodd Sicrwydd Rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithlonrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethiant y sefydliad, rheoli risg a rheoli yn seiliedig ar y lefel is o sylw a gafwyd yn ystod y flwyddyn.

Dilynodd trafodaeth bellach pan fynegodd Aelod gonsyrn am nifer y Swyddogion profiadol yn gadael yr Awdurdod a gofynnodd os y cynhelir ‘cyfweliadau gadael’ fel mater o drefn cyn i staff adael.

Mewn ymateb, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Risg fod gan Datblygu Sefydliadol broses yn ei lle.

Cyfeiriodd Aelod at Adran 2.2.19 yr adroddiad a gofynnodd os yw’r Awdurdod wedi cadw unrhyw swyddogaeth technoleg gwybodaeth fanwl.

Dywedodd y Swyddog fod y Cyngor wedi cadw rhai swyddogaethau technoleg gwybodaeth, er yn gyfyngedig iawn. Cynhaliwyd yr archwiliad o SRS gan Torfaen a dywedodd y Swyddog y gellid adrodd y canlyniadau yn ôl i’r Pwyllgor os yw Aelodau yn dymuno hynny. Dywedodd hefyd nad yw diffyg archwiliad TG yn unigryw i Flaenau Gwent a bod Awdurdodau eraill mewn sefyllfa debyg.

Canmolodd Aelod waith yr Adran a gofynnodd y Rheolwr Archwilio a Risg os oedd yn hyderus gyda lefel yr adnoddau o fewn yr Adran yn symud ymlaen.

Mewn ymateb dywedodd y Swyddog fod yr Adran yn symud ymlaen fel arfer ar hyn o bryd gyda datblygu’r Cynllun Archwilio. Fodd bynnag, byddai Archwilydd H?n yn gadael i fynd i Awdurdod arall a byddai’n effeithio ar yr Adran yn nhermau’r broses recriwtio a phontio, gan ei bod yn debyg y byddai tarfu ar y Gwasanaeth yn ystod y flwyddyn.

Dilynodd trafodaeth pan ofynnodd Aelodau am edrych am y nifer o swyddogion sy’n gadael yr Awdurdod.

Mewn ymateb, dywedodd y Rheolwr Archwilio a Risg y gellid edrych ar hynny fel rhan o’r archwiliad, ond bydd yn rhaid ei ystyried yn unol gydag asesiad risg archwiliadau eraill.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a nodi barn flynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg fel sy’n dilyn:-

‘Yn seiliedig ar ganfyddiadau fy ngwaith archwilio a gynhaliwyd yn ystod 2020/21, yn fy marn i mae system rheolaeth fewnol Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent yn ystod blwyddyn ariannol 2020/21 yn gweithredu i lefel sy’n rhoi Sicrwydd Rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithlonrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethiant, rheoli risg a rheoli y sefydliad, yn seiliedig ar lefel is o sylw a gyflawnwyd yn ystod y flwyddyn.’

Ystyried adroddiad y Pennaeth Cyfreithiol a Chydymffurfiaeth.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol/Swyddog Monitro.

Cyflwynodd y Swyddog Diogelu Data a Llywodraethiant yr adroddiad sy’n hysbysu’r Pwyllgor am newidiadau a gyflwynir fel rhan o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Crymu) sy’n dod i rym ar 1 Ebrill 2021.

Fel rhan o’r ddeddfwriaeth byddai rhai newidiadau yn effeithio ar y Pwyllgor. Yn gyntaf, byddai enw’r Pwyllgor yn newid a chaiff yn awr ei alw yn Bwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio. Byddai hefyd swyddogaethau ychwanegol ar gyfer y Pwyllgor gan y byddai’r cwmpas yn ehangu i gynnwys pwerau statudol i adolygu ac asesu gallu’r Awdurdod i drin cwynion yn effeithlon, a gwneud adroddiadau ac argymhellion yng nghyswllt gallu’r Awdurdod i drin cwynion yn effeithlon. Er y byddir yn cyflwyno’r Ddeddf mewn camau, byddai’r newidiadau y cyfeirid atynt yn dod i rym ar unwaith.

Amlygwyd newidiadau pellach ar gyfer y Pwyllgor erbyn mis Mai 2022 yn Adran 2.7 yr adroddiad, ac mae’r Cyngor eisoes yn cydymffurfio gyda’r mwyafrif ohonynt. Fodd bynnag, dywedodd y Swyddog nad yw’r Cyngor yn cydymffurfio ar hyn o bryd gyda thraean o’r holl Aelodau yn Aelodau lleyg felly yn y dyfodol byddai angen i’r Cyngor gyflwyno rhaglen recriwtio i sicrhau cydymffurfiaeth erbyn mis Mai 2022. Cyflwynir adroddiadau pellach i’r Pwyllgor yng nghyswllt hyn.

Dilynodd trafodaeth fer pan gadarnhaodd y Swyddog fod Aelodau newydd ar y Pwyllgor eleni wedi derbyn rhaglen gynefino, ac y byddai hyn yn ei le ar gyfer unrhyw Aelodau newydd yn y dyfodol. Byddai hefyd yn rhoi ystyriaeth bellach i gylch gorchwyl y Pwyllgor i roi ystyriaeth bellach i’r newidiadau. Yng nghyswllt y gofyniad i draean o aelodau’r Pwyllgor fod yn Aelodau lleyg, dywedodd y Swyddog na chymerwyd unrhyw benderfyniadau ond y byddai angen i drafodaethau ddechrau yn fuan i sicrhau cydymffurfiaeth ym mis Mai 2022.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth ar y newidiadau gorfodol yn dilyn newid yn y ddeddfwriaeth.