Agenda item

Ystyried adroddiad y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol.

Cyflwynodd y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol wybodaeth perfformiad y Cyngor yn ymwneud â’r ymchwiliadau i Gam 1 a Cham 2 Cwynion Corfforaethol a dderbyniwyd ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill 2021 – 30 Medi 2021.

Esboniodd y Swyddog fod Cam 1 a Cham 2 yn cyfeirio at brosesau mewnol y Cyngor ar gyfer adolygu cwynion. Dywedodd y Swyddog, pe byddai methiant i sicrhau datrysiad drwy brosesau mewnol y Cyngor, y gellid esgyn cwyn i Gam 3 a’i chyfeirio at yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus i’w hystyried.

Fel yr adroddwyd yn flaenorol mae gan y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn awr swyddogaethau ychwanegol i gynnwys rôl mewn trosolwg ar gyfer cwynion a phwerau statudol newydd i:

• Adolygu ac asesu gallu’r Awdurdod i drin cwynion yn effeithlon; a
• Gwneud adroddiadau ac argymhellion yng nghyswllt gallu’r Awdurdod i drin cwynion yn effeithlon.

Mae’n ofynnol i’r Cyngor roi data cwynion i’r Awdurdod Safonau Cwynion (CSA) yn chwarterol a rhoi adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio am y nifer a mathau o gwynion a dderbyniwyd a’u canlyniadau. Roedd y Pwyllgor wedi cytuno ym mis Mehefin 2021 y cyflwynid yr adroddiad hwn i’r Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn.

Aeth y Swyddog wedyn drwy’r wybodaeth perfformiad a fanylir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Soniodd Aelod fod nifer uwch o gwynion yng nghyswllt gwastraff , sbwriel ffyrdd a chludiant a gofynnodd os y dylai hyn gael ei adrodd i’r Pwyllgor Craffu perthnasol i’w ystyried.

Dywedodd y Swyddog fod y nifer uwch o gwynion o fewn y meysydd hynny i’w ddisgwyl oherwydd natur y gwasanaeth. Cadarnhaodd y caiff y data ei ddadansoddi i lywio gwelliannau gwasanaeth ond hefyd i ddynodi unrhyw dueddiadau neu faterion y gall fod angen eu hystyried ymhellach gan y Pwyllgor Craffu perthnasol a’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio.

Gofynnodd Aelod hefyd os oes data cymharol ar gael yng nghyswllt cwynion a dderbyniwyd mewn awdurdodau lleol eraill, a gofynnodd hefyd am eglurhad os yw’r ffigurau yn cynnwys cwynion cod ymddygiad.

Mewn ymateb cadarnhaodd y Swyddog fod y ffigurau yn ymwneud â chwynion gwasanaeth yn unig. Cyflwynir data yng nghyswllt cwynion cod ymddygiad yn flynyddol i’r Pwyllgor Safonau a’r Cyngor. Yng nghyswllt data cymharol, roedd Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon a gyflwynwyd i gyfarfod diwethaf y Pwyllgor yn cynnwys data cymharol ar draws pob cyngor yng Nghymru ond nid yng nghyswllt meysydd gwasanaeth penodol. Roedd gan Flaenau Gwent nifer cymharol isel o gwynion o gymharu ag awdurdodau lleol a chaiff hyn ei adlewyrchu yn adroddiad yr Ombwdsmon. Dywedodd y Swyddog y gellid cael data gan awdurdodau lleol ond dywedodd y byddai’n rhaid addasu hyn i adlewyrchu maint ac anghenion pob awdurdod lleol.

Mewn ymateb i gwestiwn pellach, cadarnhaodd y Swyddog fod y broses ar gyfer gwneud cwynion ar wefan y Cyngor. Mae gan bob Adran ei Swyddog Cwynion ei hunan ac maent yn y broses o dderbyn hyfforddiant yn nhermau dynodi cwynion a sicrhau y cânt eu cofnodi mewn modd priodol.

Cyfeiriodd Aelod at adran 5.1 yr adroddiad sy’n dweud y gall y Cyngor ddyfarnu iawndal mewn rhai amgylchiadau a gofynnodd lle byddid yn cofnodi’r wybodaeth hon.

Dywedodd y Swyddog mai yn anaml iawn y telir iawndal ond gallai’r Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus ei ddyfarnu yng nghyswllt cwynion Cam 3. Dywedodd y Swyddog y byddai’n ymchwilio os y cofnodir yr wybodaeth hon.

Cyfeiriodd Aelod arall at y ddwy g?yn gwasanaethau plant a gadarnhawyd a gofynnodd os y dylai’r rhain gael eu hadolygu yn arbennig yng nghyswllt digwyddiadau diweddar a adroddwyd yn y wasg.

Mewn ymateb dywedodd y Swyddog na fedrai fynd i mewn i fanylion y cwynion. Cadarnhaodd fod gan Gwasanaethau Cymdeithasol eu polisi a’u gweithdrefnau cwynion eu hun yn gysylltiedig â’r gweithdrefnau corfforaethol, a’u bod yn effeithol tu hwnt wrth sicrhau y caiff cwynion eu hadolygu a’u hymchwilio’n drwyadl. Fel sicrwydd ychwanegol ar gyfrer Aelodau, dywedodd y Swyddog y byddai’n cydlynu gyda’r Pennaeth Gwasanaethau Plant ynghylch trosolwg o weithdrefnau i ddelio gyda chwynion gwasanaethau cymdeithasol.

Dilynodd trafodaeth am ymgyfraniad Aelodau yn y broses pan mae aelod o’r cyhoedd yn cysylltu â nhw parthed cwyn gyfredol, ac os oes gweithdrefnau ar waith i sicrhau na chaiff cwynion eu dyblygu.

Dywedodd y Swyddog fod Aelodau yn aml yn ganolwyr pan nad yw aelodau’r cyhoedd yn fodlon gydag ymateb neilltuol. Fodd bynnag, mae’r broses am wneud cwyn ar wefan y Cyngor a hefyd sut i esgyn cwyn os teimlent fod yr ymateb a gawsant yn anfoddhaol. Yn nhermau ymgyfraniad Aelodau, cadarnhaodd y gall Aelodau gynorthwyo etholwyr gyda’r broses gwynion. Mae cyfathrebu gyda’r cyhoedd yn bwysig i sicrhau fod ganddynt yr wybodaeth maent ei hangen i wneud cwyn ac mae gwahanol sianeli ar gael i gael mynediad i’r wybodaeth honno.

Dywedodd Aelod y byddai cronfa ddata gwynion ganolog yn fanteisiol i Aelodau ei hasesu er mwyn rhoi diweddariad i aelodau’r cynnydd ar hynt cwyn. Dywedodd y Swyddog y gellid ymchwilio hyn.

Cyfeiriodd Aelod at drafodaethau blaenorol yn ymwneud ag iawndal ac awgrymodd y dylid adrodd dyfarniadau dros £500 i’r Pwyllgor wrth symud ymlaen.

Mewn ymateb esboniodd y Swyddog fod cwynion yn erbyn y Cyngor yn wahanol i’r broses gyfreitha a hawliadau yswiriant ac nad ydynt yn ffurfio rhan o’r data o fewn yr adroddiad hwn.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio a Risg fod systemau ar gyfer adrodd ffigurau yng nghyswllt hawliadau yswiriant yn cael eu hystyried.

Dilynodd trafodaeth fer arall pan esboniodd y Swyddog fod rhai o’r mathau o faterion a godwyd gan Aelodau yn dod tu allan i’r fframwaith ac mai un o’r heriau yw sicrhau y caiff y materion hynny ei casglu a’u hesgyn mewn modd priodol.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn ceisio eglurhad pellach ar feysydd o fewn yr adroddiad a thynnodd sylw at feysydd o ddiddordeb neu gonsyrn sydd angen eu hystyried wrth fonitro ac adrodd cwynion yn y dyfodol. (Opsiwn 2)