Agenda item

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Masnachol.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Prif Swyddog Masnachol.

Dywedodd y Prif Swyddog Masnachol i’r strategaeth gael ei hystyried gan y Pwyllgor Craffu a hefyd y Pwyllgor Gweithredol yn y gwanwyn ond y cafodd ei gohirio gan y Cyngor oherwydd pandemig Covid-19. Mae’r strategaeth yn cynnwys nifer o ddyheadau a gynyddwyd dros y 6 mis diwethaf. Cydnabuwyd pwysigrwydd a grym cyfryngau cymdeithasol ar amser mor anodd wrth fedru rhyddhau negeseuon allweddol yn gyflym i breswylwyr a medru ymateb i geisiadau am wybodaeth mewn cyfnod o argyfwng. Nodwyd fod cyfryngau digidol a chymdeithasol yn arfau grymus iawn ac yn rhoi proses gyfathrebu ddwy-ffordd ar gyfer y Cyngor a’i breswylwyr.

Prif amcan y strategaeth fel y’i manylir ym mharagraff 2.4 yr adroddiad yw darparu cyfathrebu dwy-ffordd rhagorol, arloesol ac effeithlon o ran cost, gan feithrin enw da cadarnhaol a chynyddu ymddiriedaeth a hyder bod y Cyngor yn darparu gwasanaethau sy’n ateb anghenion preswylwyr, busnesau ac ymwelwyr.

Cafodd llawer o’r wybodaeth a gasglwyd i roi cynnwys cyfathrebu o bresenoldeb rheolaidd mewn cyfarfodydd o Dîm Rheolaeth Cyfarwyddiaethau ac mae’r Tîm Cyfathrebu yn gweithio’n agos gyda phob cyfarwyddwr i ddynodi cysylltiad cynnar gyda gwasanaethau ar reoli ymgyrchoedd a chyfleoedd cyfathrebu.

Mae chwe uchelgais neu thema a fydd yn gyrru darpariaeth cyfathrebu dan arweiniad y Tîm Cyfathrebu Corfforaethol a chânt eu hamlinellu ym mharagraff 2.6 yr adroddiad. Mae gan bob un o’r uchelgeisiau set o gamau gweithredu sy’n llunio rhaglen waith a fyddai’n cael ei chraffu dros y pum mlynedd nesaf. Gwnaed y cywiriad dilynol i baragraff 2.7 yr adroddiad sef y caiff adroddiadau ar gyflenwi’r rhaglen waith ei wneud yn chwarterol drwy’r Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol (ac nid yn flynyddol fel sydd yn yr adroddiad) a byddid yn rhoi adroddiad i’r Cyngor yn flynyddol.

PENDERFYNWYD yn unol â hynny.

Daeth y Prif Swyddog Masnachol i ben drwy amlinellu’r opsiynau ar gyfer argymhellion a gynhwysir ym mharagraff 3 yr adroddiad.

Defnydd Sianeli Cyfathrebu Digidol – mynegodd Aelod ei bryder fod enw da’r Cyngor o ran cyfathrebu gyda’r cyhoeddus wedi ‘yn y llaid’ ar hyn o bryd. Fel arfer mae’n rhaid i breswylwyr sy’n ceisio ffonio’r ganolfan gyswllt aros rhwng 45 munud ac awr ar gyfartaledd i gael ateb ac nid yw’r ‘ap’ hunanwasanaeth yn gweithio’n effeithlon bob amser.

Cefnogaeth i Aelodau Etholedig a Staff – canmolodd Arweinydd y Gr?p Llafur y strategaeth a dywedodd iddo weld gwelliant mewn cyfathrebu yn yr ychydig flynyddoedd diwethaf. Mae’r cynllun fel y’i amlinellir ym mharagraff 2.5 hefyd yn anelu i gefnogi Aelodau a staff ond nododd fod cyfrifoldeb ar Aelodau, yn arbennig Aelodau arweiniol, i siarad lan dros y Cyngor. Soniodd am sgwrs a gafwyd gyda gohebydd o BBC Radio Wales yn gofyn iddo roi sylwadau ar y bwriad am gyfyngiadau lleol a dywedodd y gohebydd wrtho nad oedd Aelodau arweiniol wedi bod yn barod i gymryd rhan. Dywedodd nad oedd hyn yn ddigon da yn ystod y cyfnod anodd yma – roedd dyletswydd ar Aelodau’r Cyngor a’r arweinyddiaeth yn neilltuol i gyfathrebu.

Gwaith Papur yr Agenda – nododd Aelod arall ei bryder nad oedd wedi gweld yr adroddiadau sy’n cael eu trafod yn y cyfarfod hwn a dywedodd ei bod yn hanfodol fod Aelodau yn cael yr wybodaeth hon gan fod y Cyngor yn gweithio o bell ar hyn o bryd. Dywedodd fod y ddarpariaeth TGCh yn annigonol ac annibynadwy. Cadarnhaodd y Cadeirydd fod Aelodau wedi cael mynediad i’r wybodaeth wythnos cyn y cynhaliwyd y cyfarfod.

Cyfathrebu – dechreuodd Aelod drwy ddweud ei bod yn ymwybodol fod hwn yn gyfnod anodd iawn a bod gwasanaethau dan lawer o bwysau ond dywedodd os oes problemau difrifol o fewn wardiau a’r Fwrdeistref Sirol, yna y dylai Aelodau gael eu diweddaru a chael yr wybodaeth ar unwaith – rhoddodd Aelod enghraifft pan oedd ysgol leol wedi ei chau yn ei ward a bod preswylwyr wedi codi nifer fawr o bryderon gyda hi. Roedd digwyddiad arall yn gysylltiedig â neges Cyfathrebu Corfforaethol a gyhoeddwyd cyn i rieni gael gwybodaeth am y sefyllfa gan bennaeth yr ysgol.

Aeth yr Aelod ymlaen i ddweud fod Aelodau yn cael eu hethol i weithio ar ran y cyhoedd ac felly y dylent gael eu diweddaru a chael gwybodaeth lawn am unrhyw beth oedd yn digwydd yn arbennig yn eu wardiau unigol a’r fwrdeistref. Gallai aelodau wedyn gyfleu’r wybodaeth hon i rieni pryderus a fyddai wedyn yn atal llif o alwadau i’r Cyngor. Daeth yr Aelod i ben drwy ddweud ei bod wedi hysbysu swyddogion am y pryderon am gyfathrebu ysgolion ac mae’n disgwyl ymateb.

Tanlinellodd Aelod arall bwysigrwydd fod hysbysiadau cyfreithiol yn cael eu cyfathrebu i’r cyhoedd e.e. ceisiadau cynllunio gan fod mwy a mwy o bobl yn symud i’r rhyngrwyd i gael mynediad i’r math yma o wybodaeth. Dywedodd hefyd y dylai’r wefan gynnwys straeon newydd a’i bod yn bwysig fod y wefan ar gael nid yn unig o gyfrifiaduron desg a dyfeisiau symudol ond ei bod yn gweithio mewn cysylltiad â’r ‘ap’ cyfredol fel y medrir cyflenwi newyddion i breswylwyr yn y fformat yma.

Ymateb Arweinydd y Cyngor – Roedd Arweinydd y Cyngor yn cytuno gyda sylwadau Arweinydd y Gr?p Llafur a dywedodd os gwneir ceisiadau i Aelodau wneud datganiadau i’r wasg yna y dylent wneud hynny. Yng nghyswllt cyfweliad BBC Radio Wales, cadarnhaodd mai dim ond un cais a gafodd gan y Tîm Cyfathrebu i roi sylwadau yn dilyn cyfarfod a gynhaliwyd gyda thri Arweinydd arall yn ymwneud â sefyllfa cyfnod clo a Gweinidogion Llywodraeth Cymru ond yn anffodus roedd wedi cymryd rhan mewn cyfarfod pellach yn syth wedyn a roedd yn rhaid gwneud ymateb erbyn amser penodol.

Yng nghyswllt y sylwadau am gyfathrebu, dywedodd er ei fod yn cytuno i ryw raddau, ni fedrai gytuno fod cyfathrebu cyfan ‘yn y llaid’  – roedd hyn yn ymadrodd cryf ac er bod angen gwella rhai agweddau, roedd yn hollol anghywir dweud fod cyfathrebu i gyd ‘yn y llaid’. Er ei fod yn rhannu pryderon tebyg yng nghyswllt y maes y cyfeiriwyd ato, byddai hyn yn ffurfio rhan o’r adolygiad y byddai’r Prif Swyddog Masnachol yn ei gynnal i wella rhai meysydd. Rhoddwyd llawer iawn o bwyslais a ffocws ar gyfathrebu ac ymgysylltu dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf a bu’n neilltuol o dda mewn rhai meysydd – byddai’r strategaeth yn mynd i’r afael â’r meysydd hynny sydd fwyaf o angen eu gwella a gobeithir y bydd Aelodau a phreswylwyr yn gweld y gwelliannau angenrheidiol yn y misoedd a’r blynyddoedd nesaf.

Cyfeiriodd yr Aelod at ei sylwadau blaenorol a dywedodd ei fod yn cyfleu pryderon preswylwyr ac er eglurdeb roedd wedi dweud fod meysydd ‘neilltuol’ o gyfathrebu ‘yn y llaid’ ac nid cyfathrebu i gyd. Nid oedd preswylwyr yn cysylltu â’r Cyngor dros y ffôn oherwydd eu bod yn gorfod aros yn hir. Daeth i ben drwy ddweud ei fod yn credu, yn llygaid y cyhoedd, fod enw da cyfathrebu wedi gostwng.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Addysg (Interim) fod y Cyngor yn amlwg mewn sefyllfa o ymateb i argyfwng a bod y Timau Addysg a Chyfathrebu yn gwneud eu gorau glas i gyfathrebu yn yr hyn oedd yn sefyllfa gyfnewidiol iawn i randdeiliaid allweddol am sefyllfa cau ysgolion. Dywedodd hefyd fod ysgolion yn bartneriaid allweddol wrth ddosbarthu negeseuon i rieni ac mae yn eu dwylo hwy i ryddhau’r wybodaeth honno.

Yng nghyswllt yr ysgol y cyfeirid ati, hysbysodd Aelodau pam y bu oedi bach o rhwng 10-15 munud cyn y gwnaeth y Pennaeth ryddhau’r wybodaeth i rieni. Yng nghyswllt y cais gwreiddiol a gafwyd yng nghyswllt dull y Cyngor o ymateb i Aelodau am gau ysgolion, bydd hyn yn cael ei drafod yn y Tîm Arweinyddiaeth Gorfforaethol sydd eisiau gweithredu mewn modd cyson mewn amgylchiadau a all godi yn y dyfodol a byddai’n ymateb i’r Aelod yn unol â hynny.

PENDERFYNWYD YMHELLACH, yn amodol â’r uchod, i dderbyn yr adroddiad a chymeradwyo Opsiwn 1, sef cytuno ar y Strategaeth Cyfathrebu a’r rhaglen waith gysylltiedig.