Agenda and minutes

Mae croeso i chi ddefnyddio'r Gymraeg yn y cyfarfod, mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o hysbysiad ymlaen llaw os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth cyfieithu ar y pryd.

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar gyfer y Cynghorwyr M. Cross, L. Elias, D. Hancock, J. Holt, L. Parsons, S. Thomas a L. Winnett.

Derbyn datganiadau buddiant a goddefebau.

Ni adroddwyd unrhyw ddatganiadau buddiant na goddefebau.

Derbyn cofnodion y cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 19 Tachwedd 2019.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 19 Tachwedd er pwyntiau cywirdeb.

PENDERFYNWYD cadarnhau’r cofnodion.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Cyflwynodd yr Arweinydd Proffesiynol – Archwilio Mewnol yr adroddiad cynnydd ar gyfer y Cynllun Archwilio Mewnol am y cyfnod 1 Hydref i 31 Rhagfyr 2019.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod am yr amserlen gyfredol ar gyfer rhai adolygiadau, dywedodd yr Arweinydd Proffesiynol fod proses barhaus a hysbyswyd Aelodau am dasgau o’r dechrau i’r diwedd. Yng nghyswllt T? a Pharc Bedwellte cadarnhaodd yr Arweinydd Proffesiynol fod y cyfrif yn gyfredol ac yn barod i’w lofnodi.

Yng nghyswllt Dangosyddion Perfformiad, soniodd Aelod am y nifer isel o gyfweliadau dychwelyd i’r gwaith a gynhaliwyd gan reolwyr. Dywedodd yr Arweinydd Proffesiynol wrth yr Aelodau mai’r camau gweithredu a gytunwyd gyda’r Tîm Rheoli Corfforaethol oedd y cyflwynir adroddiadau perfformiad absenoldeb salwch gweithlu i bwyllgorau craffu unigol ac y gwneir hyn ar hyn o bryd.

Cyfeiriodd Aelod at y canran o Gamau Gweithredu a Gytunwyd a gwblhawyd ar ôl 6 mis a dywedodd fod 70% yn isel a bod angen i Reolwyr wella ar y canran. Esboniodd yr Arweinydd Proffesiynol mai dim ond 6 aelod staff sydd yn yr adran a bod profedigaeth wedi cyfrannu at y ffigurau absenoldeb salwch. Ychwanegodd y byddai’r ffigur yn sefydlog erbyn diwedd y flwyddyn.

Holodd Aelod am yr adolygiad copïau wrth gefn a chadw yng nghyswllt Digidol a Thechnoleg Gwybodaeth. Dywedodd yr Arweinydd Proffesiynol y dynodwyd 6 gwendid, cafodd 2 eu gweithredu’n llawn, 1 ei weithredu’n rhannol a 3 heb eu gweithredu. Bu rhai newidiadau staff yn yr adran sydd wedi arwain at oedi wrth weithredu newidiadau, fodd bynnag mae cadw dogfennau wedi symud ychydig ymlaen. Cynhaliwyd asesiad risg ar y gwendidau oedd ar ôl a pharhawyd â’r broses ymchwilio.

Mewn ymateb i gwestiwn Aelod am oblygiadau cyfreithiol archwiliadau copïau wrth wrth gefn a chadw, esboniodd y Swyddog Diogelu Data a Llywodraethiant na fyddai’n cael ei ystyried fel torri diogelwch, ond byddai’n torri cydymffurfiaeth.

Holodd Aelod am yswiriant. Dywedodd y Rheolwr Archwilio a Risg na chafodd cynllun gweithredu ei baratoi hyd yma ond y byddai’n barod ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor. Yng nghyswllt yr adolygiad archwiliad o Fudd-dal Tai, cyflwynir adroddiad cynnydd i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Yng nghyswllt yr archwiliad systemau o Iechyd a Diogelwch Corfforaethol, soniodd Aelod am nifer y damweiniau nad oedd yn cael eu cofnodi. Esboniodd y Rheolwr Archwilio a Risg y cynhaliwyd y canfyddiadau archwilio mewn cysylltiad gyda Chynghorwyr Iechyd a Diogelwch. Dywedodd y Cynghorydd Iechyd a Diogelwch y cynhaliwyd trafodaethau am adroddiadau ar ddamweiniau ac y cafodd y camau gweithredu a gytunwyd eu rhoi ar waith. Cadarnhaodd hefyd fod y canllawiau Asesu Risg swyddogol oedd ar gael i’r holl staff wedi cynnwys camgymeriad ac y cafodd hyn ei unioni erbyn hyn.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a nodi’r cynnydd ar weithgareddau am y cyfnod mis Hydref i fis Rhagfyr 2019.

Ystyried adroddiad y Pennaeth Llywodraethiant a Phartneriaethau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Pennaeth Llywodraethiant a Pherfformiad.

Cyflwynodd Arweinydd Tîm Perfformiad Dystysgrif Cydymffurfiaeth Swyddfa Archwilio Cymru yn dilyn yr archwiliad o berfformiad 2018-19 y Cyngor.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a nodi’r dystysgrif cydymffurfiaeth dyddiedig Tachwedd 2019.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Gan roi ystyriaeth i’r farn a fynegwyd gan y Swyddog Priodol parthed y prawf budd cyhoeddus, o bwyso a mesur popeth fod y budd cyhoeddus mewn cynnal yr eithriad yn fwy na’r budd cyhoeddus mewn datgelu’r wybodaeth ac y dylai’r adroddiad gael ei eithrio.

PENDERFYNWYD eithrio’r cyhoedd tra bod yr eitem hon o fusnes yn cael ei chynnal gan ei bod yn debygol y byddai datgeliad o wybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir ym Mharagraff 14, Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd).

Rhoddwyd ystyrieth i adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Ar ôl derbyn cyngor can y Cyfreithiwr, cadarnhawyd y gallai’r ddau Aelod yr oedd aelod o’r cyhoedd wedi cysylltu â nhw yng nghyswllt dadgomisiynu y Ganolfan Adnoddau Busnes aros yn y cyfarfod a chymryd rhan mewn unrhyw drafodaeth oedd yn dilyn gan y cadarnhaodd yr Aelodau nad oeddent wedi rhoi sylwadau ar y materion a ddygwyd i’w sylw gan yr aelod yma o’r cyhoedd a chadarnhaodd Aelodau eu bod wedi cyfeirio’r person at Swyddog Cyngor priodol i drafod materion.

Ar y pwynt hwn, cyflwynodd y Rheolwr Archwilio a Risg yr adroddiad a’r canfyddiadau a gynhwysir ynddo.

Dilynodd trafodaeth faith pan fynegodd Aelodau niferus eu pryder am y canfyddiadau manwl a gofyn am i’r Rheolwr Gyfarwyddwr a swyddogion perthnasol o’r Cyfarwyddiaethau  Adfywio, Gwasanaethau Cymunedol a Gwasanaethau Cymdeithasol a Chynghorwyr Iechyd a Diogelwch gael eu gwahodd i fynychu cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Archwilio i roi ymatebion i gwestiynau Aelodau yng nghyswllt yr adroddiad hwn.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, i OHIRIO yr adroddiad nes cynullir cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Archwilio i drafod y mater hwn.