Agenda and minutes

Mae croeso i chi ddefnyddio’r Gymraeg yn y cyfarfod, ond mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o hysbysiad ymlaen llaw os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth cyfieithu ar y pryd. 

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr S. Thomas a J. Holt.

Derbyn datganiadau buddiant a goddefebau.

Datganodd y Cynghorydd B. Summers fuddiant yn yr eitem ddilynol:

Eitem Rhif 6 – Ymateb i Ymchwiliad Archwilio Cymru i’r rhai sy’n gyfrifol am Lywodraethiant a Rheoli (Silent Valley Waste Services)

Derbyn cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio a gynhaliwyd ar 2 Tachwedd 2021.

(Dylid nodi y cyflwynir y cofnodion er pwyntiau gweithredu yn unig).

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 2 Tachwedd 2021.

Dywedwyd y dylid newid B. Baldwin i P. Baldwin ar y rhestr presenoldeb ar dudalen y cofnodion.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, i gadarnhau’r cofnodion.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio a gynhaliwyd ar 2 Tachwedd 2021.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o’r cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Tachwedd 2021.

Ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio a Risg yr adroddiad sy’n amlinellu ymateb y rheolwyr i ymholiadau Archwilio Cymru, a roddir yn Atodiad A, a’r ymateb a roddwyd ar ran y Pwyllgor fel y rhai sy’n gyfrifol am lywodraethiant.

Dywedodd y Swyddog fod camgymeriad yn Opsiwn 1 yr adroddiad a ddylai ddarllen:

‘Mae’r Pwyllgor yn nodi’r ymateb a atodir gan y Rheolwyr i ymholiad Archwilio Cymru ac yn cymeradwyo ymateb y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio fel y’i darparwyd gan Gadeirydd y Pwyllgor.’

Dilynodd trafodaeth fer pan eglurodd Swyddogion bwyntiau a godwyd gan Aelod.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, i dderbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn nodi’r ymateb a atodir gan y Rheolwyr i ymholiad Archwilio Cymru ac yn cymeradwyo ymateb y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio fel y’i darparwyd gan Gadeirydd y Pwyllgor (Opsiwn 1).

Ystyried adroddiad y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol.

Cyflwynodd y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol wybodaeth perfformiad y Cyngor yn ymwneud â’r ymchwiliadau i Gam 1 a Cham 2 Cwynion Corfforaethol a dderbyniwyd ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill 2021 – 30 Medi 2021.

Esboniodd y Swyddog fod Cam 1 a Cham 2 yn cyfeirio at brosesau mewnol y Cyngor ar gyfer adolygu cwynion. Dywedodd y Swyddog, pe byddai methiant i sicrhau datrysiad drwy brosesau mewnol y Cyngor, y gellid esgyn cwyn i Gam 3 a’i chyfeirio at yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus i’w hystyried.

Fel yr adroddwyd yn flaenorol mae gan y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn awr swyddogaethau ychwanegol i gynnwys rôl mewn trosolwg ar gyfer cwynion a phwerau statudol newydd i:

• Adolygu ac asesu gallu’r Awdurdod i drin cwynion yn effeithlon; a
• Gwneud adroddiadau ac argymhellion yng nghyswllt gallu’r Awdurdod i drin cwynion yn effeithlon.

Mae’n ofynnol i’r Cyngor roi data cwynion i’r Awdurdod Safonau Cwynion (CSA) yn chwarterol a rhoi adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio am y nifer a mathau o gwynion a dderbyniwyd a’u canlyniadau. Roedd y Pwyllgor wedi cytuno ym mis Mehefin 2021 y cyflwynid yr adroddiad hwn i’r Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn.

Aeth y Swyddog wedyn drwy’r wybodaeth perfformiad a fanylir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Soniodd Aelod fod nifer uwch o gwynion yng nghyswllt gwastraff , sbwriel ffyrdd a chludiant a gofynnodd os y dylai hyn gael ei adrodd i’r Pwyllgor Craffu perthnasol i’w ystyried.

Dywedodd y Swyddog fod y nifer uwch o gwynion o fewn y meysydd hynny i’w ddisgwyl oherwydd natur y gwasanaeth. Cadarnhaodd y caiff y data ei ddadansoddi i lywio gwelliannau gwasanaeth ond hefyd i ddynodi unrhyw dueddiadau neu faterion y gall fod angen eu hystyried ymhellach gan y Pwyllgor Craffu perthnasol a’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio.

Gofynnodd Aelod hefyd os oes data cymharol ar gael yng nghyswllt cwynion a dderbyniwyd mewn awdurdodau lleol eraill, a gofynnodd hefyd am eglurhad os yw’r ffigurau yn cynnwys cwynion cod ymddygiad.

Mewn ymateb cadarnhaodd y Swyddog fod y ffigurau yn ymwneud â chwynion gwasanaeth yn unig. Cyflwynir data yng nghyswllt cwynion cod ymddygiad yn flynyddol i’r Pwyllgor Safonau a’r Cyngor. Yng nghyswllt data cymharol, roedd Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon a gyflwynwyd i gyfarfod diwethaf y Pwyllgor yn cynnwys data cymharol ar draws pob cyngor yng Nghymru ond nid yng nghyswllt meysydd gwasanaeth penodol. Roedd gan Flaenau Gwent nifer cymharol isel o gwynion o gymharu ag awdurdodau lleol a chaiff hyn ei adlewyrchu yn adroddiad yr Ombwdsmon. Dywedodd y Swyddog y gellid cael data gan awdurdodau lleol ond dywedodd y byddai’n rhaid addasu hyn i adlewyrchu maint ac anghenion pob awdurdod lleol.

Mewn ymateb i gwestiwn pellach, cadarnhaodd y Swyddog fod y broses ar gyfer gwneud cwynion ar wefan y Cyngor. Mae gan bob Adran ei Swyddog Cwynion ei hunan ac maent yn y broses o dderbyn hyfforddiant yn nhermau dynodi cwynion a sicrhau y cânt eu cofnodi mewn modd priodol.

Cyfeiriodd Aelod at adran 5.1 yr adroddiad sy’n dweud  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad y Rheolwr Gwasanaeth Perfformiad a Democrataidd.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Gwasanaeth Perfformiad a Democrataidd.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio a Risg Dystysgrif Cydymffurfiaeth Archwilio Cymru yn dilyn archwiliad o Asesiad Perfformiad 2020-21 y Cyngor (rhoddir yn Atodiad 1).

Mynegodd Aelod bryder am yr oedi gydag adroddiad Archwilio Cymru ar Silent Valley.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio a Risg fod hwn yn fater gwahanol i’r adroddiad hwn ond cadarnhaol y caiff yr adroddiad ar Silent Valley ei adrodd i’r Pwyllgor maes o law.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn nodi’r dystysgrif cydymffurfiaeth a ddyddiwyd Tachwedd 2021.