Agenda and minutes

Estynnwyd croeso cynnes i gynrychiolwyr Archwilio Cymru.

Mae croeso i chi ddefnyddio'r Gymraeg yn y cyfarfod, mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o hysbysiad ymlaen llaw os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth cyfieithu ar y pryd.

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr  M. Cook, T. Sharrem, B. Summers, Cyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol a’r Prif Swyddog Masnachol a Chwsmeriaid.

Ystyried unrhyw ddatganiadau buddiant a goddefebau a wneir.

Adroddwyd y datganiadau buddiant dilynol:

Eitem Rhif 4 – Adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru – Diffygion yn Nhrefniadau Llywodraethiant a Throsolwg Blaenau Gwent yng nghyswllt Silent Valley Waste Services Cyfyngedig, cwmni sy’n eiddo i’r Cyngor.

Roedd yr Aelodau wedi gofyn am gyngor gan y Swyddog Monitro yng nghyswllt yr eitem hon fel sy’n dilyn:

Cynghorydd Lee Parsons – gall aros a chymryd rhan yn y cyfarfod tra ystyrir yr eitem hon o fusnes a phleidleisio ar y mater, os oes angen.

Cynghorydd Hedley McCarthy – ni fyddai’n cymryd unrhyw ran yn y drafodaeth/ystyriaeth o’r eitem hon.

Cynghorydd Joanna Wilkins – gall aros a chymryd rhan yn y cyfarfod tra ystyrir yr eitem hon o fusnes a phleidleisio ar y mater, os oes angen.

Cynghorydd John Hill – gall aros a chymryd rhan yn y cyfarfod tra ystyrir yr eitem hon o fusnes a phleidleisio ar y mater, os oes angen.

Gofynnodd Arweinydd y Gr?p Llafur gwestiwn am ymholiad yn ymwneud â’r ddau ddatganiad buddiant diwethaf a wnaed a dymunai i hyn gael ei gofnodi. Dywedodd ei fod yn deall yn glir y rheswm pam nad yw Aelodau Bwrdd presennol yn cymryd rhan yn y cyfarfod a heb unrhyw amarch at y ddau Aelod arall sy’n gysylltiedig, dywedodd o 2018 fod un Aelod wedi treulio 1 flwyddyn ar y Bwrdd a’r 2 flwyddyn arall ar y Bwrdd ac yn ystod y cyfnod hwn y gallent fod wedi trafod y mater fel consyrn cyfredol fel Aelodau Bwrdd ac felly y gallent fod yn agored i ragfarn.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol (Swyddog Monitro) ei bod wedi siarad gydag Arweinydd y Gr?p Llafur ar y pwynt hwn yn ddiweddar ac wedi trafod hyn gyda’r Aelodau dan sylw ac wedi rhoi cyngor ysgrifenedig llawn iddynt yng nghyswllt y datganiadau buddiant ynghylch yr adroddiad. Aeth ymlaen drwy ddweud ei bod yn bwysig nodi nad oedd gan y ddau Aelod fuddiant cyfredol, fod eu buddiant wedi dod i ben beth amser yn ôl. Cyd-destun yr adroddiad oedd nad oes unrhyw feirniadaeth neu ymhlygiad ar y naill Aelod o’r llall yn yr adroddiad a  bod cyflwr eu gwybodaeth yn golygu nad oedd yn rhoi unrhyw wybodaeth arbennig neu wahanol iddynt o’r mater a gaiff eu trafod..  

Dywedodd y Pennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol y gall y ddau Aelod drafod y mater a phleidleisio heb unrhyw ragfarn neu rag-benderfyniad. Roedd y ddau wedi nodi eu buddiant ar gyfer y cofnod ac ar ôl nodi hynny, mae’r swyddog yn fodlon y gall y ddau Aelod gymryd rhan a phleidleisio ar y mater os oes angen.

Eitem Rhif 6 – Gorsaf Drosglwyddo Gwastraff a Chanolfan Ailgylchu Gwastraff Cartref

Cynghorydd Lyn Elias – byddai yn datgan buddiant ac yn gadael y cyfarfod tra caiff yr eitem hon o fusnes ei thrafod.

Ystyried adroddiad y Rheolwr Gyfarwyddwr.

Fel y manylir yn eitem rhif 3, datganodd y Cynghorwyr L. Parsons, H. McCarthy, J. Wilkins a J. Hill fuddiant yn yr eitem hon.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru ynghyd ag adroddiad y Rheolwr Gyfarwyddwr.

Ar wahoddiad y Cadeirydd, dywedodd y Rheolwr Gyfarwyddwr mai diben y cyfarfod yw i Aelodau ystyried yr adroddiad (yn Atodiad 1) Archwilydd Cyffredinol Cymru ar y diffygion yn nhrefniadau llywodraethiant  a goruchwyliaeth Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent yng nghyswllt Silent Valley Waste Services Cyfyngedig, cwmni sy’n eiddo i’r Cyngor.

Hysbyswyd Aelodau fod ymchwiliad yr Archwilydd Cyffredinol wedi dechrau yn haf 2017, pan gafodd y Cyngor lythyr chwythu’r chwiban yn codi pryderon am oruchwyliaeth y Cyngor o Silent Valley, cwmni sy’n eiddo llawn i’r Cyngor. Daethpwyd â’r ohebiaeth i sylw Archwilio Cymru fel rhan o ddyletswyddau polisi’r Cyngor ar chwythu’r chwiban a gofynnwyd am gynnal ymchwiliad i edrych ar y pryderon a godwyd o fewn y llythyr.

Ar 27 Ionawr 2022 cyhoeddodd Archwilydd Cyffredinol Cymru adroddiad terfynol (yr Adroddiad) er budd y cyhoedd dan Adran 22 Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004. Mae’r adroddiad yn rhoi canfyddiadau ymchwiliad Archwilio Cymru i Aelodau ei ystyried ac ymateb iddo.

Daeth y Rheolwr Cyfarwyddwr i ben drwy amlinellu’r opsiynau ar gyfer argymhelliad a fanylir ym mharagraff 3 yr adroddiad perthnasol.

Ar y pwynt hwn mynegodd Mr Adrian Crompton – Archwilydd Cyffredinol Cymru ei werthfawrogiad i Aelodau am y cyfle i annerch cyfarfod y Cyngor a dywedodd y byddai’n gwneud ychydig o sylwadau byr am yr adroddiad archwilio sydd i gael ei ystyried. Wedyn cyflwynodd Mr Crompton ei gydweithwyr o Archwilio Cymru, Mr David Rees a Mr Derwyn Owen oedd hefyd yn bresennol yn y cyfarfod.

Dywedodd Mr. Crompton ei fod yn sicr y byddai Aelodau wedi darllen yr adroddiad ac yn deall y rhesymau pam y daethpwyd i’r casgliad h.y. y bu trefniadau goruchwyliaeth a llywodraethiant Silent Valley Waste Services Cyf yn ddiffygiol am flynyddoedd lawer. Er na fwriadai fynd drwy ganfyddiadau’r adroddiad a’i gasgliadau oherwydd bod yr adroddiad yn siarad dros ei hun, dywedodd y byddai’n esbonio:

-       Y rheswm pam y cynhaliwyd yr archwiliad;

-       Y broses archwilio; a

-       Chwmpas yr archwiliad.

Pam y cynhaliwyd yr Archwiliad:

Esboniodd Mr. Crompton fod y Cyngor wedi derbyn gohebiaeth yn 2017 gan chwythwr chwiban yn tynnu sylw at nifer o bryderon yn ymwneud â goruchwyliaeth a llywodraethiant Silent Valley Waste Services Cyf. Ar y pwynt hwnnw roedd prif Gyfarwyddwr Corfforaethol dros dro y Cyngor wedi gofyn i Archwilio Cymru gynnal archwiliad. Roedd rhagflaenydd Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi ystyried yr ohebiaeth ac wedi dod i’r farn fod y pryderon o natur ddifrifol ac wedyn roedd archwilwyr wedi cydlynu gyda’r chwythwr chwiban i geisio eglurhad am y pryderon a godwyd. Felly roedd Archwilydd Cyffredinol blaenorol Cymru wedi dod i’r casgliad y dylid cynnal adolygiad archwilio oherwydd pe canfyddid fod sylwedd yn y pryderon, y byddai hyn yn dangos diffygion sylweddol yn nhrefniadau llywodraethiant a goruchwyliaeth y Cyngor ar Silent Valley Cyf.

Y Broses Archwilio:

Oherwydd faint o waith oedd ei  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ar y pwynt hwn cynhaliwyd egwyl ac ailddechreuodd y cyfarfod am 11.20 a.m.

Derbyn ac ystyried yr adroddiad(au) dilynol sydd ym marn y swyddog priodol yn eitem(au) eithriedig, gan roi ystyriaeth i’r prawf budd cyhoeddus ac y dylai’r wasg a’r cyhoedd gael eu heithrio o’r cyfarfod (mae’r rheswm am y penderfyniad aam yr eithriad ar gael ar restr a gedwir gan y swyddog priodol).

Derbyn ac ystyried yr adroddiadau dilynol sydd ym marn y swyddog priodol yn eitemau eithriedig gan roi ystyriaeth i’r prawf budd cyhoeddus ac y dylai’r wasg a’r cyhoedd gael eu heithrio o’r cyfarfod (mae’r rhesymau am y penderfyniadau am yr eithriad ar gael ar restr a gedwir gan y swyddog priodol).

Ystyried adroddiad y cyd Swyddogion.

Datganodd y Cynghorydd Lyn Elias fuddiant yn yr eitem hon a gadawodd y cyfarfod pan oedd yn cael ei thrafod.

Gan roi ystyriaeth i’r farn a fynegwyd gan y Swyddog Priodol am y prawf budd cyhoeddus, o bwyso a mesur popeth, fod y budd cyhoeddus mewn cynnal yr eithriad yn fwy na’r budd cyhoeddus mewn datgelu’r wybodaeth hon ac y dylai’r adroddiad gael ei eithrio.

PENDERFYNWYD eithrio’r cyhoedd tra bod yr eitem hon o fusnes yn cael ei thrin gan ei bod yn debygol y byddai datgeliad o wybodaeth eithriedig fel y’i diffiniwyd ym Mharagraffau 14, Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 Deddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd).

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y cyd swyddogion.

Dechreuodd y Rheolwr Gyfarwyddwr drwy dynnu sylw Aelodau at ohebiaeth a dderbyniwyd gan Reolwr Cyffredinol Silent Valley Waste Management Cyf ar ran y Bwrdd yn gwrthwynebu’r adroddiad. Er fod yr ohebiaeth hon yn hwyr yn dod i law ac nad oedd swyddogion wedi cael cyfle i’w hystyried hyd yma, cynigiodd y Rheolwr Gyfarwyddwyr y dylai’r adroddiad ddal gael ei gyflwyno er penderfyniad. Cefnogodd yr Aelod Gweithredol yr Amgylchedd y cynnig hwn.

Aeth y Rheolwr Gyfarwyddwr ymlaen drwy gynghori fod Aelodau wedi derbyn briffiadau ar y mater ychydig wythnosau yn flaenorol ac y cafodd yr adroddiad hefyd ei ystyried yn y Pwyllgor Craffu Gwasanaethau Cymunedol. Wedyn cyflwynodd y materion allweddol a nodir yn yr adroddiad yn fanwl, yn cynnwys y cwmpas a’r cefndir ynghyd ag opsiynau ar gyfer argymhelliad.

Ar y pwynt hwn amlinellodd y Prif Swyddog Adnoddau oblygiadau cyllidebol yr adolygiad a’r costau sy’n gysylltiedig gyda phob un o’r opsiynau.

Hysbyswyd Aelodau mai’r opsiwn a ffafrir yw opsiwn 3.

Wedyn gofynnwyd am farn Aelodau (rhoddir crynodeb islaw) ac ymatebodd y Rheolwr Gyfarwyddwr, Prif Swyddog Adnoddau, Pennaeth Gwasanaethau Cymunedol a Phennaeth Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol.

-       Dywedwyd fod rhai o Aelodau’r Pwyllgor Craffu wedi teimlo y dylid gohirio’r adroddiad tan y weinyddiaeth nesaf gan ddisgwyl paratoi cynllun busnes cadarn a manwl.

-       Mynegwyd pryderon dwfn am ddod â’r gwasanaethau yn ôl yn fewnol dan y strwythur trefniadol presennol a rhoddwyd manylion am apwyntiadau i sefydliadau eraill a gedwir ar gofnod yn T?’r Cwmnïau. Roedd adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ddamniol ac mae angen cynnal ymchwiliad mewnol agored a thryloyw llawn cyn unrhyw weithredu i ddod â’r gwasanaethau yn ôl yn fewnol.

-       Codwyd pryderon am y goblygiadau ariannol y byddai’r cynnig hwn yn ei gael ar y Cyngor ac y gallai o bosibl gael ei gario gan y preswylwyr.

Gadawodd y Cynghorydd Mandy Moore y cyfarfod ar y pwynt hwn.

-       Mewn ateb i gwestiwn am weithrediad y cyfleuster pren rhanbarthol yn y safle, eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Cymunedol statws perchnogaeth y tir a’r trefniadau prydles sydd yn eu lle ar hyn o bryd a threfniadau posibl y gellid eu sefydlu yn y dyfodol i sicrhau na fyddir yn colli cyfleoedd prosiect.

-       Dywedodd Aelod fod angen i achos busnes gynnwys sut y gellid dod â’r safle ymlaen fel prosiect gweithredol a mynegodd ei  ...  view the full Cofnodion text for item 8.