Agenda and minutes

Mae croeso i chi ddefnyddio'r Gymraeg yn y cyfarfod, mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o rybudd os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth cyfieithu ar y pryd.

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr M. Cross, J.P. Morgan, L. Parsons a G. Paulsen.

Ystyried unrhyw ddatganiadau buddiant a goddefebau a wnaed.

Datganodd y Cynghorydd Wayne Hodgins fuddiant yn Eitem 9 – Cynllun Buddsoddiad Technoleg Gwybodaeth a Chyfathrebu.

Derbyn cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol a gynhaliwyd ar 11 Rhagfyr 2020.

(Dylid nodi y cyflwynir y cofnodion er pwyntiau cywirdeb yn unig)

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol a gynhaliwyd ar 11 Rhagfyr 2020, yn cynnwys:-

Blaenraglen Gwaith

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod am yr amserlen ar gyfer yr adroddiad ar ddefnydd ymgynghorwyr, cadarnhaodd y Prif Swyddog Adnoddau y caiff yr adroddiad ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu ar 5 Mawrth 2021 ac y byddai’n cwmpasu cyfnod 2 flynedd 2018/19 a 2019/20.

CYTUNODD y Pwyllgor, yn amodol ar yr uchod, i gadarnhau’r cofnodion.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau a gyflwynwyd i roi cyfle i Aelodau graffu ar y polisi Diogelwch Gwybodaeth diwygiedig a’i argymell ar gyfer ei fabwysiadu gan y Cyngor.

Siaradodd y Prif Swyddog Adnoddau am yr adroddiad a thynnu sylw at y prif bwyntiau ynddo.

Dywedodd Aelod ei fod yn bolisi da sydd ei angen i gynnal busnes y Cyngor ac i ddiogelu gwybodaeth mewn modd priodol. Teimlai fod y polisi wedi rhoi ystyriaeth i sylwadau Aelodau am y sefyllfa bresennol a’u trin.

CYTUNODD y Pwyllgor i argymell derbyn yr adroddiad a chymeradwyo Opsiwn 1; sef bod y Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol yn argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo’r polisi ar Ddiogelwch Gwybodaeth.

Ystyried adroddiad y Pennaeth Datblygu Sefydliadol.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Pennaeth Datblygu Sefydliadol a gyflwynwyd i roi cyfle i aelodau’r Pwyllgor Craffu graffu, herio a rhoi sylwadau ar y diwygiadau a gynigir i’r polisi Trais yn erbyn Menywod, Cam-drin Domestig a Thrais Rhywiol (VAWDASV) (“y polisi presennol”) (Atodiad 1 yn unol â’r drafft bolisi diwygiedig ar Gam-drin Domestig, Trais a Thrais Rhywiol (“y polisi diwygiedig”) (Atodiad 2).

Siaradodd y Pennaeth Datblygu Sefydliadol am yr adroddiad a thynnu sylw at y prif bwyntiau ynddo.

Soniodd Aelod am y sefydliadau a restrir yn Atodiad 1 dan Help a Chymorth a theimlai y dylai’r rhestr gael ei diwygio i gynnwys sefydliadau eraill tebyg i Cyfraith Clare a Cymorth i Ddioddefwyr gan eu bod yn rhoi gwybodaeth a chefnogaeth bwysig i bobl. Holodd hefyd os yw’r sefydliadau a restrir yn dal i roi’r un lefel o gefnogaeth ag mewn blynyddoedd blaenorol oherwydd y pandemig. Byddai’r Pennaeth Datblygu Sefydliadol yn edrych ar gynnwys mudiadau eraill a gwirio ar lefel y gwasanaethau a gyflwynir gan y mudiadau a restrir yn yr Atodiad.

Soniodd Aelod fod Atodiad 1 yn cyfeirio at LGBT (‘Lesbian, Gay, Bisexual, Transgender’) a holodd os dylai hyn ddarllen LGBTQ+. Dywedodd y Pennaeth Datblygu Sefydliadol y cafodd y polisi ei ddatblygu yn unol â chanllawiau ACAS yn nhermau ymchwil ond byddai’n edrych ar y pwynt hwn.

Eglurodd y Prif Swyddog Adnoddau mai Atodiad 1 yw’r polisi cyfredol ac mai Atodiad 2 yw’r polisi newydd a gynigir a gall rhai o sylwadau Aelodau fod wedi eu cynnwys yn y polisi newydd arfaethedig.

CYTUNODD y Pwyllgor i argymell, yn amodol ar yr uchod, i dderbyn yr adroddiad a chymeradwyo Opsiwn 2; sef gofyn am gadarnhad fod y gwasanaethau help a chymorth a gyflwynir gan y sefydliadau a restrir yn y Polisi yn dal i gynnig yr un lefel o gefnogaeth ar hyn o bryd, ac ymchwilio sefydliadau eraill sy’n cefnogi dioddefwyr ledled Gwent a’u hychwanegu at y polisi.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau a gyflwynwyd i roi cyfle i Aelodau graffu ar y Polisi Defnydd Derbyniol diwygiedig ac argymell ei fabwysiadu gan y Cyngor.

Siaradodd y Prif Swyddog Adnoddau am yr adroddiad a dywedodd fod y polisi yn rhoi arweiniad a throsolwg o ddisgwyliadau’r Cyngor am y defnydd derbyniol o systemau, adnoddau a gofodau gwaith. Cafodd y polisi ei ddiwygio ac mae’n cymryd lle polisïau presennol y Cyngor ar ddefnydd derbyniol o e-bost a’r rhyngrwyd.

Yng nghyswllt offer yr Awdurdod Lleol, caledwedd a hefyd meddalwedd, holodd Aelod os oedd hyn i gael ei ddefnyddio ar gyfer busnes y Cyngor yn unig neu os y gellid ei ddefnyddio ar gyfer defnydd personol yn amodol ar awdurdodiad gan yr Awdurdod. Atebodd y Prif Swyddog Adnoddau mai’r disgwyliad yw y caiff ei ddefnyddio’n bennaf ar gyfer dibenion y Cyngor, fodd bynnag os oes angen ei ddefnyddio ar gyfer defnydd personol, yna y gellid ystyried hynny ar sail unigol.

Os defnyddir offer ar gyfer defnydd personol, gofynnodd yr Aelod os y byddai’r un craffu ar wybodaeth bersonol a gynhwysir ar y system ag sydd ar ddeunydd arall a ddefnyddir ar gyfer busnes y Cyngor. Eglurodd y Prif Swyddog Adnoddau y dylai unrhyw un sy’n defnyddio offer y Cyngor ar gyfer defnydd personol fod yn ymwybodol y bydd archwiliad gan y Cyngor ar yr holl wybodaeth a gedwir ar offer y Cyngor. Dylid tynnu unrhyw wybodaeth bersonol a gedwir ar offer y Cyngor.

CYTUNODD y Pwyllgor i argymell derbyn yr adroddiad a chymeradwyo Opsiwn 1, sef bod y Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol yn argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo’r polisi Defnydd Derbyniol.

Ystyried adroddiad y Pennaeth Datblygu Sefydliadol.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Pennaeth Datblygu Sefydliadol a gyflwynwyd i roi cyfle i’r Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol i graffu, herio a rhoi sylwadau ar y Polisi Cydraddoldeb Traws a gynigir, cyn iddo gael ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn ar gyfer cymeradwyaeth i weithredu.

Siaradodd y Pennaeth Datblygu Sefydliadol am yr adroddiad a thynnu sylw at y prif bwyntiau ynddo sy’n cynnwys ymrwymiad cynyddol y Cyngor i gyfle cyfartal ac amrywiaeth a hawliau dynol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod am hyrwyddwr staff yn gweithio ar draws pob cyfarwyddiaeth dywedodd y Pennaeth Datblygu Sefydliadol fod yr Uwch Bartneriaid Busnes yn Datblygu Sefydliadol yn rhoi cyngor a chefnogaeth i reolwyr a’r gweithlu, mae hefyd amrywiaeth o bolisïau a gwasanaethau yn eu lle i gefnogi rheolwyr tebyg y cynllun Cymorth i Weithwyr Cyflogedig.

Cyfeiriodd Aelod at y sefydliadau a restrir yn yr Atodiad dan Help a Chymorth a theimlai fod angen edrych eto ar y rhestr o sefydliadau i gynnwys sefydliadau eraill megis Umbrella Cymru, mudiad LGBTQ+ sy’n weithgar ledled Gwent. Cyfeiriodd unwaith eto at y cymorth a roddwyd gan y sefydliadau hyn yn ystod y pandemig ac awgrymwyd y dylid gwirio’r lefel gwasanaethau a gyflwynir ar hyn o bryd.

Holodd hefyd os y dylai cyfeiriadau at LGBT ddarllen LGBTQ+. Bydd y Pennaeth Datblygu Sefydliadol yn edrych at y cyfeiriadau at LGBT ac yn gwirio nad yw lefel y gwasanaethau a gyflwynir ar hyn o bryd gan y sefydliadau a restrir yn y Polisi wedi gostng oherwydd y pandemig. Byddai hefyd yn ymchwilio ac yn ystyried cynnwys mudiadau eraill yn yr Atodiad.

CYTUNODD y Pwyllgor i argymell, yn amodol ar yr uchod, i dderbyn yr adroddiad a chymeradwyo Opsiwn 2; sef gofyn am gadarnhad fod y gwasanaethau help a chymorth a gyflwynir gan y mudiadau a restrir yn y Polisi yn dal i gynnig yr un lefel o gefnogaeth, ac ymchwilio mudiadau eraill sy’n cefnogi pobl ledled Gwent tebyg i Umbrella Cymru a’u hychwanegu at y polisi.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Masnachol, y Prif Swyddog Adnoddau a’r Prif Swyddog Gweithredu (SRS).

Datganodd y Cynghorydd Wayne Hodgins fuddiant yn yr eitem ddilynol ac aros yn y cyfarfod.

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiad ar y cyd gan y Prif Swyddog Masnachol, y Prif Swyddog Adnoddau a’r Prif Swyddog Gweithredu, SRS a gyflwynwyd i roi set lawn o gynigion i’r Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol ar yr opsiynau buddsoddiad sydd eu hangen i gadw seilwaith TGCh sefydlog a chydnerth.

Cyflwynodd y Prif Swyddog Masnachol yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o’r adroddiad sy’n cynnwys fod y 12 mis diwethaf wedi dangos pa mor bwysig yw TGCh yn nhermau cydnerthedd a darparu gwasanaethau. Bu nifer o newidiadau mewn cyfnod byr gyda seilwaith cryf tu ôl i’r newidiadau i sicrhau fod y system yn parhau’n weithredol a’u bod yn cael eu cefnogi yn y tymor canol a’r hirdymor.

Tynnodd y Prif Swyddog Gweithredu, SRS sylw at bob un o elfennau gwahanol y seilwaith a soniodd am fanteision cadw seilwaith gyfoes.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod am gostau ar gyfer adnewyddu offer bob pum mlynedd, dywedodd y Prif Swyddog Gweithredu y byddai cost flynyddol bob blwyddyn i adnewyddu’r offer ac y dangoswyd hyn dros bum mlynedd yn y Cynllun Ariannol Tymor Canol. Mewn blynyddoedd blaenorol cafodd offer ei amnewid ar sail ad hoc pan oedd offer yn methu. Mae bellach gynllun i gynllunio’n fwy effeithlon yn arbennig gyda gweithio o bell yn mynd rhagddo ar hyn o bryd.

Dywedodd y Prif Swyddog Masnachol mai’r nod oedd bod mewn sefyllfa i wybod yn union pa fuddsoddiad parhaus sydd ei angen yng nghyswllt y seilwaith TGCh a bod angen dull gweithredu mwy strategol i edrych ar beth oedd y gofyniad buddsoddiad er mwyn cynnal y gwasanaethau mewn modd amserol.

Dywedodd Aelod fod pobl wedi dibynnu mwy ar dechnoleg yn ystod y pandemig a bod hyn yn Cyngor yn gweithredu mewn modd rhagweithiol lle bu’n hanesyddol yn ymatebol. Dywedodd y Prif Swyddog Masnachol fod y dull hwn yn rhoi cyfle i reoli’r gwariant yn y maes hwn a gwneud penderfyniadau effeithlon o ran cost os caiff ei gynllunio ymlaen llaw.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod am seilwaith y Ganolfan Cyswllt, esboniodd y Prif Swyddog Gweithredu y caiff seilwaith y Ganolfan Cyswllt ei rhannu gydag awdurdodau lleol eraill. Mae ciwiau galwadau ar wahân ar gyfer pob awdurdod ond yr un seilwaith caledwedd. Mae SRS yn darparu gwasanaeth Allan o Oriau ar gyfer Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent a gallai edrych ar ddarparu gwasanaeth tebyg ar gyfer Blaenau Gwent. Dywedodd y Prif Swyddog Masnachol eu bod yn edrych ar hyn o bryd ar y trefniant Allan o Oriau fel rhan o’r adolygiad o C2BG.

Tynnodd y Prif Swyddog Adnoddau sylw at y cynigion am gynigion buddsoddiad seilwaith, y costau refeniw ar gyfer gweithredu teleffoneg Teams a’r Ganolfan Cyswllt a’r costau pontio o symud o un system i’r llall.

Cyfeiriodd Aelod at Microsoft Office 365. Dywedodd y Prif Swyddog Gweithredu fod costau rhedeg Microsoft Office 365 eisoes yn cael eu cynnwys yn y gyllideb refeniw.

CYTUNODD y Pwyllgor i argymell derbyn yr adroddiad a  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Derbyn yr adroddiad.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Craffu Trosolwg Corfforaethol.

Gofynnodd Aelod am i’r adroddiad ar y defnydd o ymgynghorwyr gael ei gynnwys yn y Flaenraglen Gwaith ar gyfer y cyfarfod nesaf ar 5 Mawrth 2021.

Awgrymodd y Pennaeth Llywodraethiant a Phartneriaethau, oherwydd pandemig Covid-9 a diffyg symudiad pobl yn genedlaethol ac yn fyd-eang, bod yr adroddiad ar y Rhaglen Adsefydlu Byd-eang yn cael ei ohirio a’i gyflwyno i gyfarfod o’r Pwyllgor Craffu yn y dyfodol.

CYTUNODD y Pwyllgor i dderbyn yr adroddiad a chymeradwyo Opsiwn 1; sef gohirio adroddiad y Rhaglen Adsefydlu Byd-eang a’i gyflwyno i gyfarfod o’r Pwyllgor yn y dyfodol a chynnwys yr adroddiad ar ddefnydd ymgynghorwyr ar y Flaenraglen Gwaith. ar gyfer y cyfarfod nesaf ar 5 Mawrth 2021.