Agenda and minutes

Mae croeso i chi ddefnyddio'r Gymraeg yn y cyfarfod, mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o hysbysiad ymlaen llaw os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth ar hyn o bryd.

Dywedwyd fod y Cadeirydd, Mr. T. Edwards, yn cael anawsterau technegol a chytunwyd y byddai’r Is-gadeirydd, y Cynghorydd S. Healy, yn cadeirio’r cyfarfod.

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd H. Trollope.

Derbyn datganiadau buddiant a goddefebau.

Adroddwyd y datganiadau buddiant dilynol:

Cynghorydd B. Summers – Eitem Rhif 7 Datganiad Cyfrifon 2019/10 (Silent Valley Waste Services)

Cynghorydd J. Hill – Eitem Rhif 7 Datganiad  Cyfrifon 2019/20 (Silent Valley Waste Services)

Derbyn cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 2 Chwefror 2021.

(Dylid nodi y cyflwynir y cofnodion er pwyntiau cywirdeb yn unig).

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar Chwefror 2021.

Dywedodd Aelod y dylid newid y ffigur a restrir ar dudalen 3 y cofnodion dan Eitem Rhif Dalen Weithredu i  £8,200.

PENDERFYNWYD, gyda’r diwygiad uchod, i gadarnhau’r cofnodion.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 2 Chwefror 2021.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o’r cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Chwefror 2021.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad yr Arweinydd Proffesiynol Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd yr Arweinydd Proffesiynol Archwilio Mewnol yr adroddiad sy’n rhoi diweddariad ar gynnydd ar y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer y cyfnod 1 Ionawr 2021 i 28 Chwefror 2021. Dangosir gweithgareddau yn ystod y cyfnod yn Atodiad A yr adroddiad ac mae’r fformat yn dangos crynodeb o ganfyddiadau o adroddiadau archwilio a gynhyrchwyd yn y cyfnod, yn cynnwys barn archwilio ffurfiol lle’n briodol. Lle cafodd archwiliadau unigol eu graddio fel Sicrwydd Cyfyngedig neu Dim Sicrwydd, cyflwynwyd Adroddiad Cryno Archwiliad Mewnol yn Atodiad B.

Gofynnodd Aelod os yw’r Adran Archwilio ar y targed i gwblhau lefelau cwmpas archwilio digonol i ffurfio barn ar ddiwedd y flwyddyn.

Esboniodd y Swyddog fod yr adroddiad cynnydd a gyflwynwyd yn y cyfarfod diwethaf yn seiliedig ar waith dros gyfnod o 9 mis a bod yr Adran yn ôl ar y trywydd i gwblhau pob archwiliad ariannol ar gyfer diwedd Mawrth 2021.

Mewn ymateb i gwestiwn pellach, dywedodd y Swyddog y cafodd archwiliadau Dechrau’n Deg a SIMS Ysgolion eu gohirio oherwydd y cafodd gwasanaethau eu hailflaenoriaethu ond bwriedir symud ymlaen gyda nhw’n awr a gobeithir eu gorffen tua diwedd y flwyddyn. Yng nghyswllt yr Adolygiad Thematig, dywedodd y Swyddog fod hwn yn archwiliad peilot yn edrych ar systemau niferus mewn amrywiaeth o feysydd. Gan fod hwn yn faes newydd o waith, nid oes amserlen bendant i gwblhau’r archwiliad gan ei fod yngl?n ag ymchwilio os y byddai’n ychwanegu gwerth ac yn osgoi dyblygu gwaith. Rhoddir adroddiad ar ganlyniadau’r cynllun peilot i gyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol.

Cyfeiriodd yr Aelod wedyn at Atodiad B Archwiliad Gofal Cymunedol a gofynnodd am eglurhad ar y crynodeb o ganfyddiadau.

Cadarnhaodd y Swyddog fod rhoi gofal cymunedol a mesurau rheoli mewnol yn gweithredu’n effeithlon. Mae mwyafrif y canfyddiadau yn dangos gwendidau yng nghyswllt prosesau sicrwydd ansawdd, fodd bynnag cafodd y rhain eu hailgynllunio’n awr fel canlyniad i’r archwiliad.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a nodi’r canfyddiadau o fewn yr Atodiadau a cynnydd ar weithgareddau ar gyfer y cyfnod 1 Ionawr 2021 i 28 Chwefror 2021.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad yr Uwch Bartner Busnes Cyfrifeg Cyfalaf a Chorfforaethol.

Cytunwyd y dylai eitemau rhif 7 a 8 gael eu hystyried ar yr un pryd.

Cyflwynodd yr Uwch Bartner Busnes Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor ar gyfer 2019/20. Dywedodd y cafodd gwasanaethau hanfodol eu blaenoriaethu yn ystod camau cyntaf pandemig Covid 19 gyda staff yn cael eu symud i’r gwasanaethau hanfodol hynny i gefnogi ymateb y Cyngor. Fel canlyniad, cafodd cwblhau’r Datganiad Cyfrifon ei oedi gyda Llywodraeth Cymru yn argymell fod awdurdodau lleol yn paratoi eu drafft gyfrifon erbyn 31 Awst 2020 ac yn cyhoeddi cyfrifon archwiliedig terfynol erbyn 30 Tachwedd 2020.

Cafodd drafft Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor ei adrodd i’r Pwyllgor Archwilio ar 29 Medi ac ers hynny dynodwyd nifer o addasiadau a chânt eu hadrodd i’r Pwyllgor Archwilio.

Fel sydd angen dan Adran 11 Rheoliadau 2014 ac Adran 29 Deddf 2004, bydd y Cyfrifon a dogfennau eraill ar gael i’r cyhoedd eu harchwilio am 20 diwrnod gwaith o ddydd Llun 5 Hydref tan ddydd Gwener 30 Hydref 2020 cynhwysol a ni dderbyniwyd unrhyw geisiadau am wybodaeth neu archwilio yn ystod y cyfnod hwnnw.

Cadarnhaodd y Swyddog fod Archwilio Cymru bellach wedi cwblhau archwiliad ariannol manwl o’r Cyfrifon ac wedi paratoi ei Adroddiad Archwiliad Statudol o Gyfrifon (Safonau Rhyngwladol ar Archwilio neu adroddiad ISA 260), eitem rhif 8 ar yr agenda.

Rhagwelai’r Awdurdod dderbyn barn archwiliad diamod wedi’i lofnodi gan yr Archwilydd Penodedig. Ar y cam hwn, ni all Archwilio Cymru roi tystysgrif am gwblhau archwiliad ar gyfer 2019/2020, nes y caiff archwiliadau eu hardystio yng nghyswllt blynyddoedd ariannol blaenorol.

Daeth i ben drwy ddweud, os yw’r Pwyllgor Archwilio yn cytuno, y byddai’r Datganiad Cyfrifon yn cael eu llofnodi gan y Prif Swyddog Adnoddau a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio.

Wedyn cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru adroddiad Archwiliad Cyfrifon Archwilio Cymru ar Gyngor Bwrdeistref Sirol 2019-20.

Dywedodd fod hwn yn gyffredinol yn adroddiad cadarnhaol a chadarnhaodd fod Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon eleni. Aeth yn sydyn drwy’r adroddiad a thynnu sylw at bwyntiau ynddo.

Dywedodd na all Archwilwyr byth roi sicrwydd llwyr y caiff cyfrifon eu nodi’n gywir a’u bod yn hytrach yn gweithio i lefel o ‘berthnasedd’, a osodir i geisio dynodi ac unioni cam-ddatganiadau a allai fel arall achosi i ddefnyddiwr y cyfrifon gael eu camarwain, a’r lefel perthnasedd yw £2.66m ar gyfer archwiliad eleni. Fodd bynnag mae rhai rhannau o’r cyfrifon a all fod yn fwy pwysig i’r darllenydd, ac yn y cyswllt hwn gosodwyd lefel perthnasedd is ar eu cyfer h.y. tâl Uwch Swyddogion £1,000 a Phartïon Cysylltiedig £100,000.

Dywedodd Swyddog Archwilio Cymru y cafodd pandemig Covid effaith sylweddol ar bob agwedd o gymdeithas ac yn parhau i gael hynny ac mae hyn wedi arwain at i’r drafft gyfrifon cael eu cwblhau ar gyfer archwilio erbyn 23 Medi 2020, tua tri mis yn hwyrach na’r amserlen wreiddiol. Fodd bynnag, dywedodd fod Archwilio Cymru yn ddiolchgar i Dîm Cyllid y Cyngor am eu cefnogaeth yn ystod yr archwiliad.

Dywedodd fod y pandemig  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad Archwilio Cymru.

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiad a gyflwynwyd gan Archwilio Cymru.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.