Agenda and minutes

Mae croeso i chi ddefnyddio'r Gymraeg yn y cyfarfod, mae angen o leiaf 3 diwrnod gwaith o rybudd os dymunwch wneud hynny. Darperir gwasanaeth cyfieithu ar y pryd os gwneir cais.

Nodwyd na dderbyniwyd unrhyw geisiadau ar gyfer y gwasanaeth cyfieithu ar y pryd.

Derbyn ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd H. Trollope a’r Rheolwr Archwilio a Risg.

Derbyn datganiadau buddiant a goddefebau.

Adroddwyd y datganiadau buddiant dilynol:

Cynghorydd B. Summers – Eitem Rhif 8 Adroddiad Blynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg 2019/20

Cynghorydd J. Hill – Eitem Rhif 8 Adroddiad Blynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg 2019/20

Cynghorydd W. Hodgins - Eitem Rhif 10 Ymchwiliad i Gyhoeddi’r Eitem Eithriedig

Esboniodd y Swyddog Diogelu Data a Llywodraethiant y cyflwynwyd Eitem Rhif 11 Proses Dadgomisiynu Adeilad dan wybodaeth eithriedig mewn camgymeriad, felly dylai’r adroddiad gael ei ystyried dan adran gyhoeddus yr agenda.

PENDERFYNWYD yn unol â hynny.

Derbyn enwebiadau ar gyfer penodi Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn 2020/21.

Cyflwynwyd enwebiadau ar gyfer penodi Cadeirydd Pwyllgor Archwilio 2020/201.

Cynigiodd Aelod benodi’r Cynghorydd J. Millard i’r swydd ac eiliwyd y cynnig.

Cynigiodd Aelod arall benodi Mr. T. Edwards i’r swydd, ac eiliwyd y cynnig hwn.

Mewn pleidlais a gymerwyd,

PENDERFYNWYD penodi Mr. T. Edwards i fod yn Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio 2020/2021.

Derbyn cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 17 Tachwedd 2020.

(Gofynnir i chi nodi y cyflwynir y cofnodion er pwyntiau cywirdeb yn unig).

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 17 Tachwedd 2020.

Ystyried  camau gweithredu yn deillio o gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 17 Tachwedd 2020.

Cyflwynwyd y Ddalen Weithredu yn deillio o gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 17 Tachwedd 2020, yn cynnwys:

Datganiad Cyfrifon 2016/17, 2017/18 & 2018/19

Yn dilyn cais am wybodaeth swyddogol, dywedodd y Prif Swyddog Adnoddau fod costau cyngor cyfreithiol annibynnol fel rhan o waith a gynhaliwyd ar y Datganiad Cyfrifon yn £8,200k.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, i nodi’r Ddalen Weithredu.

Ystyried adroddiad yr Uwch Archwilydd.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad yr Uwch Arolygydd.

Cyflwynodd yr Uwch Archwilydd yr adroddiad sy’n rhoi’r Polisi Atal Gwyngalchu Arian, a ddiwygiwyd i adlewyrchu’r Rheoliadau Gwyngalchu Arian a Chyllido Terfysg (Diwygiad) 2019. Atodir y Polisi yn Atodiad 1.

Siaradodd y Swyddog am yr adroddiad a thynnodd sylw at bwynt ynddo.

Dywedodd Aelod y byddai’n fanteisiol i ddiwygiadau gael eu hamlygu o fewn yr adroddiad, a hefyd gofynnodd os oedd y polisi yn debyg i un awdurdodau lleol eraill.

Mewn ymateb dywedodd y Swyddog fod y diwygiadau i’r polisi yn bennaf yn y fformat i adlewyrchu polisïau awdurdodau lleol eraill; fodd bynnag caiff unrhyw ddiwygiadau pellach eu hegluro yn nes ymlaen.

Cyfeiriodd Aelod at y weithdrefn adrodd drwy dynnu sylw at adran 6 y ddogfen polisi, ac esboniodd y Swyddog y dylid rhoi adroddiad am unrhyw amheuon o wyngalchu arian o fewn 24 awr, neu cyn gynted ag sydd modd.

PENDERFYNWYD derbyn yr arian a chymeradwyo a mabwysiadu’r polisi.

Ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Cyflwynodd yr Arweinydd Proffesiynol Archwilio Mewnol yr adroddiad sy’n rhoi adolygiad gwrthrychol y Rheolwr Archwilio a Risg o system rheolaeth fewnol yr Awdurdod yn ystod blwyddyn ariannol 2019/20, a barn archwilio blynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg.

Barn y Rheolwr Archwilio a Risg oedd bod system rheolaeth fanwl Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent yn ystod blwyddyn ariannol 2019/20 wedi gweithredu i lefel sy’n rhoi sicrwydd rhesymol am ddigonolrwydd ac effeithlonrwydd cyffredinol fframwaith sefydliad llywodraethiant, rheoli risg a rheolaeth.

Wedyn aeth y Swyddog drwy’r adroddiad a thynnu sylw at bwyntiau ynddo.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod, esboniodd y Swyddog y caiff yr atodiadau i’r adroddiad hefyd eu cynnwys yn yr eitem ddilynol ar yr agenda. Hwn oedd adroddiad blynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg, ac roedd ei barn yn seiliedig ar gyfuniad o waith a adroddwyd yn flaenorol i’r Pwyllgor drwy adroddiadau cynnydd blynyddol y Cynllun Archwilio.

Cyfeiriodd Aelod at adran 2.2.3 yr adroddiad a theimlai y gellid camddehongli geiriad y paragraff, a dywedodd y Swyddog y byddai’n codi hyn gyda’r Rheolwr Archwilio a Risg.

Wedyn cyfeiriodd Aelod at adran 2.4.2 lle dywedodd ‘na amlygwyd unrhyw feysydd consyrn’, a dywedodd y byddai wedi credu fod bob amser feysydd lle gellid gwneud gwelliannau.

Mewn ymateb cytunodd y Swyddog fod bob amser feysydd ar gyfer gwella. Esboniodd fod yr adroddiadau cynnydd a gyflwynwyd i’r Pwyllgor yn gyffredin yn dynodi gwendidau a chamau gweithredu i Reolwyr i liniaru’r gwendidau hynny, ac wedyn cynhaliwyd archwiliad dilynol i sicrhau yr aethpwyd i’r afael â’r camau gweithredu. Fodd bynnag, yn nhermau barn y Rheolwr Archwilio a Risg ar gyfer 2019/20, ni ddynodwyd unrhyw dueddiadau neu feysydd consyrn a ddynodwyd fyddai’n effeithio ar ei barn archwilio.

Cyfeiriodd Aelod at ddatganiadau cyfrifon eraill blaenorol nad oedd wedi eu llofnodi a gofynnodd os digwyddodd hynny erbyn hyn.

Cadarnhaodd Swyddog Archwilio Cymru y llofnodwyd cyfrifon blaenorol Blaenau Gwent hyd at 2018/19 gan Archwilydd Cyffredinol Cymru ar 26 Tachwedd 2020; a chaiff Cyfrifon 2019/20 eu llofnodi yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod am ddiffyg Archwilydd TG, dywedodd y Swyddog y caiff hyn ei gydnabod a’i ddogfennu yn y gofrestr risg gwasanaeth. Nid oedd yn unigryw i Flaenau Gwent ac nid oedd gan y rhan fwyaf o awdurdodau lleol Archwilwyr TG arbenigol. Fodd bynnag rhoddodd sicrwydd fod staff o fewn y tîm sy’n gymwys iawn gyda TG.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a chydnabod barn archwilio blynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg, fel y’i manylir ym mharagraffau 1.1. a 3.3, sef:

• Bod  yr asesiadau archwilio a gynhaliwyd yn rhoi sylw i amrywiaeth o weithgareddau ac yn ddangosydd rhesymol o lefel y sicrwydd ar gyfer yr Awdurdod; fodd bynnag, ni allant roi sylw cyflawn a chydnabyddir nad yw’r gweithdrefnau sicrwydd ar eu pen eu hunain yn gwarantu y caiff yr holl risgiau sylweddol eu canfod.
• Yn seiliedig ar ganfyddiadau’r gwaith archwilio a gynhaliwyd yn ystod 2019/20 a’r gwelliant parhaus yn fframwaith llywodraethiant y Bwrdd a’r amgylchedd rheoli mewnol, yn  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Ystyried adroddiad y Prif Swyddog Adnoddau.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad Arweinydd Proffesiynol Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Archwilydd Proffesiynol Archwilio Mewnol yr adroddiad sy’n diweddaru Aelodau ar gynnydd am y cyfnod 1 Ebrill i 31 Rhagfyr 2020, a chadarnhau’r broses ar gyfer penderfynu ar feysydd blaenoriaeth y cynllun archwilio gweithredol ar gyfer y flwyddyn ariannol.

Dywedodd y Swyddog i’r Awdurdod weithredu trefniadau cynllunio argyfwng ar ddiwedd blwyddyn ariannol 2019/20 fel canlyniad i bandemig Covid-19. Fel canlyniad, dim ond gwasanaethau critigol oedd yn gweithredu yn ystod y cyfnod clo a chafodd staff archwilio eu hadleoli i gynorthwyo yn y meysydd hyn. Fe wnaeth yr adleoli barhau drwy gydol chwarter cyntaf y flwyddyn ariannol ac effeithio ar allu yr adran i gwblhau gwaith archwilio. Felly, roedd Cynllun Archwilio Mewnol 2020/21 yn seiliedig ar 9 mis y flwyddyn o fis Gorffennaf 2020 i fis Mawrth 2021.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod, dywedodd y Swyddog fod camgymeriad teipio yn Atodiad D a chadarnhaodd y dylai’r golofn ddarllen ‘2019/20 Gwirioneddol i fis 9’.

Holodd Aelod am y gost hanesyddol o £33 y dyn a amlygwyd o fewn Cynnal a Chadw Priffyrdd ar Atodiad C, ac os y byddai’r rhain yn effeithio ar y gyllideb cynnal a chadw priffyrdd.

Esboniodd y Swyddog fod Atodiad C yn dangos lle na chafodd archwiliadau dilynol lle dynodwyd gwendidau eu cynnal. Fel yr amlinellwyd, mae’r Swyddog wedi cwrdd gyda’r Adran Cyfrifeg a bydd y gost yn parhau.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, i dderbyn yr adroddiad a’r Pwyllgor Archwilio:

• Nodi’r canfyddiadau  o fewn yr Atodiadau;
• Nodi’r cynnydd ar weithgareddau ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill i 31 Rhagfyr 2020; a

Pharhau i roi her briodol lle’n berthnasol a chefnogi dewis gweithgareddau archwilio ar gyfer cynllun archwilio gweithredol 2020/21.

Ystyried adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol.

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol.

Cyn ystyried yr adroddiad, gofynnodd Aelod am eglurhad pam y cafodd yr adroddiad ei symud o statws gwybodaeth eithriedig, o gofio fod adroddiadau blaenorol wedi eu hystyried dan wybodaeth eithriedig.

Esboniodd y Swyddog Diogelu Data a Llywodraethiant nad oedd eithriad wedi ei dynnu ar gyfer yr adroddiad neilltuol hwn, gan na chafodd eithriad ei weithredu yn y lle cyntaf. Dywedodd fod yr adroddiad yn amlinellu proses dadgomisiynu adeiladau o hyn ymlaen, yn hytrach na materion penodol BRC fel yn yr adroddiadau blaenorol.

Mewn ymateb gofynnodd Aelod os gellid disgwyl adroddiad pellach yng nghyswllt BRC, cafodd nifer o faterion eu codi gan Aelodau yng nghyfarfod arbennig y Pwyllgor Archwilio ym mis Mawrth 2020.

Cytunodd Aelod arall, a dywedodd ei bod yn deall y bydd y Rheolwr Gyfarwyddwr yn cyflwyno ymateb pellach ar y pryderon a gododd Aelodau.

Dilynodd trafodaeth fer pan ddywedodd Aelod arall y cynhaliwyd trafodaeth eang yn y cyfarfod a gynhaliwyd ym mis Mawrth 2020 am ddadgomisiynu’r BRC. Teimlai aelodau fod y problemau mor sylweddol fel iddynt ofyn am adroddiad arall am y materion a godwyd. Fodd bynnag, gwerthfawrogai’ bod y Rheolwr Gyfarwyddwr wedi bod yn delio gyda blaenoriaethau eraill mewn ymateb i bandemig Covid.

Mewn ymateb esboniodd y Rheolwr Gyfarwyddwr y cynhaliwyd ymchwiliad annibynnol gan y Tîm Archwilio Mewnol am ddadgomisiynu’r BRC, sef testun yr adroddiad gwreiddiol a ystyriodd y Pwyllgor. Mae’r adroddiad hwn yn amlinellu’r gweithredu dilynol a gymerwyd mewn ymateb i’r adroddiad gwreiddiol h.y. ‘Mae’r Rheolwr Gyfarwyddwr wedi rhoi’r dasg i Gyfarwyddwr Corfforaethol Adfywio a Gwasanaethau Cymunedol i gynnal adolygiad llawn o’r trefniadau ar gyfer rheoli gwaredion’.

Dywedodd y Rheolwr Gyfarwyddwr fod Aelodau yn y cyfarfod ym mis Mawrth 2020 wedi gofyn am sicrwydd y dysgwyd y gwersi, ac nad oedd unrhyw brosesau rheoli yn eu lle i sicrhau nag oedd unrhyw ailadrodd ar y problemau a ddynodwyd yn y BRC. Mae’r adroddiad yn rhoi manylion y trefniadau sydd ar waith, ac sydd angen eu hystyried gan y Pwyllgor Archwilio gan ei fod yn ganlyniad yr ymchwiliad gwreiddiol; a gofynnodd y Pwyllgor am hynny. Fodd bynnag, deallai y teimlai Aelodau fod cwestiynau eraill i gael eu hateb, a phenderfynodd y Rheolwr Gyfarwyddwr y byddai’n trafod y materion gyda’r Rheolwr Archwilio a Risg i sicrhau y cafodd yr holl bwyntiau a godwyd gan Aelodau eu trin.

Teimlai Aelod fod yr adroddiad yn brin o sicrwydd pellach i Aelodau, o gofio am y ffaith i’r ddigwyddiadau blaenorol wedi bod heb i Aelodau wybod amdanynt. Roedd Aelodau eisiau tystiolaeth ddigonol y cafodd y gwersi hynny eu dysgu. Croesawodd y Rheolwr Gyfarwyddwr i gael trafodaethau pellach gyda’r Rheolwr Archwilio a Risg ac awgrymodd y dylid cynnal cyfarfodydd dilynol gydag arweinwyr y grwpiau gwleidyddol fel lefel bellach o sicrwydd ar gyfer Aelodau.

Dywedodd  y Rheolwr Gyfarwyddwr ei bod yn hapus i gael trafodaethau pellach gydag arweinwyr y grwpiau gwleidyddol os oes angen mwy o sicrwydd.

Mewn ymateb dywedodd yr Aelod ei bod yn falch y byddai’r Rheolwr Gyfarwyddwr yn cymryd  ...  view the full Cofnodion text for item 11.

Ystyried adroddiad y Rheolwr Gyfarwyddwr.

Gan roi ystyriaeth i’r sylwadau a fynegwyd gan y Swyddog Priodol am y prawf budd cyhoeddus, o bwyso a mesur popeth fod y budd cyhoeddus mewn cynnal yr eithriad yn fwy na’r budd cyhoeddus mewn datgelu’r wybodaeth ac y dylai’r adroddiad gael ei eithrio.

PENDERFYNWYD eithrio’r cyhoedd tra bod yr eitem hon o fusnes yn cael ei chynnal gan ei bod yn devyg y byddai datgeliad o wybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 a 15 Atodlen 12 Deddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd).

Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad y Rheolwr Gyfarwyddwr.

Cyflwynodd y Rheolwr Gyfarwyddwr yr adroddiad sy’n rhoi canlyniad yr ymchwiliad i Aelodau i gyhoeddi adroddiad Eithriedig heb awdurdodiad.

Dilynodd trafodaeth, a

PHENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad sy’n cynnwys gwybodaeth yn gysylltiedig â materion ariannol/busnes personau heblaw’r Awdurdod; a gwybodaeth yn ymwneud ag unrhyw ymgynghoriadau/negodiadau neu ymgynghoriadau/negodiadau dan ystyriaeth mewn cysylltiad gyda materion cysylltiadau llafur yn deillio rhwng yr Awdurdod a gweithwyr cyflogedig/deiliaid swydd dan yr Awdurdod a chymeradwyo’r wybodaeth a’r argymhellion a gynhwysir ynddo.